Ein Executive Administrative Assistant ist die Person, die eine umfassende Unterstützung der Geschäftsführung bietet, normalerweise in einem Unternehmens- oder Geschäftsumfeld. Er kann ausschließlich für einen Manager arbeiten oder einem Team von Führungskräften dienen. Sein Job ist vielseitig und erfordert in der Regel vorbildliches Organisationstalent.
Diese Position wird traditionell mit deutlich mehr Aufgaben und Verantwortlichkeiten als die einer Sekretärin oder einer Verwaltungsassistentin wahrgenommen. Obwohl Sekretariatskenntnisse wichtig sind, um eine erfolgreiche kaufmännische Assistentin der Geschäftsleitung zu sein, umfasst der Job in der Regel auch die Abwicklung des Tagesgeschäfts der Geschäftsleitung. Aufgaben dieses Jobs können auch häufig den Bereich in die persönliche Assistenz überschreiten.
Das Hauptziel eines kompetenten Executive Administrative Assistant ist typischerweise, das Geschäftsleben der Führungskraft reibungslos und effizient zu gestalten. Dies erfordert in der Regel ausgezeichnete Fähigkeiten im Zeitmanagement und in der Priorisierung von Projekten. Der Assistent der Geschäftsleitung hat in der Regel täglich Zugriff auf den Kalender seines Chefs, um gemeinsam Besprechungen, Reisen und gesellschaftliche Termine zu planen.
Ein Executive Administrative Assistant ist in der Regel der erste Ansprechpartner für die berufliche Kommunikation der Führungskraft. Er ist in der Regel das Bindeglied zwischen der Geschäftsleitung und dem unteren Management. Wenn externe Kunden oder Lieferanten Kontakt mit der Führungskraft benötigen, überprüft dieser Assistent normalerweise Telefonanrufe, E-Mails, ungeplante Besucher und vereinbart Termine, die den Wünschen seines Chefs entsprechen.
Zu den weiteren Aufgaben eines Executive Administrative Assistant gehören häufig die Organisation von Reise- und Hotelunterkünften, die Erstellung von Berichten über Finanz- und Unternehmensaktivitäten sowie die Schulung und Führung von untergeordneten Supportmitarbeitern. Von einer Person in dieser Position wird oft die Erstellung von Memos für die abteilungsübergreifende Kommunikation verlangt. Die regelmäßige Überprüfung von Richtlinien und Verfahren und die Diskussion möglicher Änderungen an ihnen sind im Allgemeinen Teil der Beziehung zwischen der Geschäftsführung und dem leitenden Verwaltungsassistenten.
Kunden und Kunden zufrieden zu stellen hat in der Regel eine hohe Priorität für eine Person mit diesem Job. Die Fähigkeit, mit allen möglichen Persönlichkeiten effektiv zu kommunizieren, ist gleichbedeutend mit Erfolg. Diplomatie und Charme sind oft erforderlich, um heikle Situationen zu lindern, die durch Terminkonflikte, Missverständnisse oder grundlegende Charakterunterschiede entstehen können.
Exzellente EDV-Kenntnisse sind in der Regel Voraussetzung für eine kompetente kaufmännische Assistentin der Geschäftsleitung. Auch Textverarbeitungskenntnisse werden sehr geschätzt. Der Assistent wird in der Regel von seinem Vorgesetzten beauftragt, Wettbewerber, Anbieter und Annehmlichkeiten und Optionen von Reisezielen zu recherchieren. Große Teile seiner Unternehmenskommunikation umfassen normalerweise E-Mail und elektronische Nachrichtendienste.
Ein Hochschulabschluss ist für diese Position normalerweise nicht erforderlich, jedoch wird in der Regel ein Abitur oder ein gleichwertiger Abschluss vorausgesetzt. Kurse in Computerbetrieb, Öffentlichkeitsarbeit oder Büromanagement sind ebenso hilfreich wie ein Hintergrund in administrativer oder exekutiver Unterstützung.