Hot Desking ist ein Begriff für die vorübergehende Besetzung eines Büroarbeitsplatzes. Der Begriff kann verwendet werden, um sich auf einen Unternehmer zu beziehen, der einen temporären Büroraum mietet, oder er kann sich auf Arrangements mit geteiltem Schreibtisch beziehen, wie sie in stark frequentierten Telefon-Callcentern verwendet werden. Unternehmen und Privatpersonen können mit Hot Desking Geld bei der Büromiete sparen und unterwegs auf Büroräume zugreifen. Zu den Risiken im Zusammenhang mit Hot Desking gehören Computersicherheit und Infektionskrankheiten.
Im Allgemeinen verfügen Büroräume, die für Hot Desking genutzt werden, über einige Geräte, die dem Bürobenutzer bereits zur Verfügung stehen. Einige temporäre Büroräume verfügen über Computer und Telefone, während andere nur eine Datenverbindung oder eine Internetverbindung für Geschäftsleute zur Verfügung haben, die mit ihrer eigenen Computerausrüstung arbeiten. Einige Hot Desking-Büroangestellte nutzen den gleichen Raum wiederholt, teilen sich den Schreibtisch jedoch mit anderen Mitarbeitern und entfernen persönliche Werkzeuge und Gegenstände, wenn sie gehen. Büros, die solche temporären Räume anbieten, bieten in der Regel auch Serverraum oder persönlichen Speicherplatz an.
Zu den Vorteilen des Hot Desking gehören reduzierte Bürokosten, Netzwerkmöglichkeiten und der Zugang zu reservierten privaten Büroräumen außerhalb des Hauses. Da der durchschnittliche Mitarbeiter weniger als ein Drittel der Zeit an seinem Schreibtisch sitzt, können Unternehmen davon profitieren, Hot Desking in ihrer Belegschaft einzusetzen, da nicht besetzte Schreibtische verwendet werden. Einige Unternehmen nutzen Shared-Desk-Arrangements nur in Stoßzeiten, wenn sie zusätzliche Zeitarbeitskräfte einstellen.
Gemeinsam genutzte Büroräume mit gemeinsam genutzten Computern, Computerschnittstellengeräten und Telefonen können als Häfen für Viren und Bakterien dienen, die Krankheiten wie Erkältungen und Grippe verursachen. Bei vielen Benutzern, die eine Computerstation verwenden, können Viren die Sicherheit jedes Benutzers auf der Arbeitsstation beeinträchtigen, wenn der Computer nicht sorgfältig gesichert und gewartet wird. Gemeinsam genutzte Büroräume mit hohem Verkehrsaufkommen, wie sie in dicht gedrängten Callcentern zu finden sind, können besonders anfällig für die Verbreitung von Krankheiten sein.
Der beste Weg zur Krankheitsprävention in einem Hot Desking-Arrangement besteht darin, dass die Benutzerin alles, was sie häufig berührt, vor Beginn der Büroschicht desinfiziert. Das Desinfizieren eines Schreibtischbereichs kann so einfach sein wie das Abwischen von Oberflächen auf dem Schreibtisch und Stuhl, die der Benutzer häufig berührt, sowie dem Telefon, der Tastatur und der Maus. Ein desinfizierendes Abwischen eines gemeinsam genutzten Schreibtisches kann mit Desinfektionsspray oder Reiben von Alkohol auf einem sauberen Tuch erfolgen. Bei gemeinsam genutzten Geräten wie Headsets sollten zumindest die Ohrhörer und das Mundstück vor der Verwendung mit Reinigungsalkohol desinfiziert werden. Es ist am sichersten, wenn ein Hot Desker nach Möglichkeit sein eigenes Headset mitbringt.