Die physische Bestandsaufnahme kann sich genau auf zwei getrennte, aber verwandte Ideen beziehen, und die Bedeutung hängt hauptsächlich davon ab, ob der Begriff verwendet wird, um sich auf eine Sache oder einen Vorgang zu beziehen, etwas zu tun. Der physische Bestand kann sich oft auf den Lagerbestand von Produkten beziehen, die in einem Geschäft, typischerweise einem Einzelhandelsunternehmen, gefunden werden, und kann auch als realer Bestand oder „vorrätig“ bezeichnet werden. Dieser Bestand kann sich auch auf den Prozess beziehen, bei dem der Bestand in einem Geschäft gezählt wird, um den quantitativen Wert des Bestands selbst zu ermitteln.
Der Unterschied zwischen den beiden Verwendungen des Wortes besteht im Wesentlichen darin, ob der Begriff als Nomen oder Verb verwendet wird. Wenn er als Substantiv verwendet wird, wird der Begriff im Einzelhandel häufig verwendet, um festzustellen, wie viel Produkt an Kunden verkauft werden kann. Da viele Kunden ein Geschäft mit leeren Händen verlassen, wenn sie das gesuchte Produkt nicht finden, ist es wichtig, einen ausreichenden Lagerbestand in einem Geschäft sicherzustellen. Der Lagerbestand ist auch häufig mit der Bevorratung und Regalauffüllung verbunden, um sicherzustellen, dass die Produkte im Geschäft für die Kunden leicht verfügbar sind.
Dies steht oft im Gegensatz zum Computerbestand, der laut Aufzeichnungen über eingegangene Sendungen und Verkäufe von Artikeln im Geschäft im Geschäft zu finden sein sollte. Fehler beim Versand, Diebstahl, unsachgemäße Prozesse an der Kasse und andere Faktoren können alle zu einem Unterschied zwischen dem physischen oder tatsächlichen Inventar und dem Computerinventar führen. Für viele Unternehmen wird die Diskrepanz zwischen diesen beiden Zahlen entweder als Schrumpfung bei Artikeln mit weniger physischem Inventar als Computerinventar oder als Schwellung bezeichnet, wenn der tatsächliche Inventar größer als der Computerinventar ist. Beides wird in der Regel als negativ angesehen, da sie oft auf einen Unternehmensverlust oder eine schlechte Leistung von Mitarbeitern auf einer bestimmten Ebene hinweisen.
Wenn es zur Beschreibung eines Prozesses verwendet wird, wird die physische Inventur normalerweise einmal im Jahr oder ähnlich regelmäßig durchgeführt. Abhängig von der Größe des Geschäfts können Inventurzählungen nur wenige Stunden oder mehrere Tage dauern und können von Mitarbeitern des Geschäfts oder von externen Auftragnehmern durchgeführt werden, die mit der Inventur beauftragt werden. Bei größeren Filialen oder bei Warenhäusern, die bei Kunden besonders beliebt sind oder eher von Ladendieben ins Visier genommen werden, können im Rahmen der laufenden Inventur auch tägliche oder wöchentliche Zählungen durchgeführt werden.