Records Management (RM) ist ein Prozess zur Handhabung von Datensätzen vom Zeitpunkt ihrer Erstellung bis zu dem Zeitpunkt, an dem sie entsorgt werden müssen. Personen, die Records Management praktizieren, verfügen in der Regel über einen Hochschulabschluss und eine spezielle Ausbildung in diesem Bereich, einschließlich einer Ausbildung für bestimmte Branchen und Unternehmen. Für große Institutionen kann die Verwaltung von Unterlagen für viele Mitarbeiter eine Vollzeitbeschäftigung sein, während kleinere Unternehmen sich auf eine Sekretärin oder einen Büroassistenten verlassen können, um ihre Unterlagen zu verwalten.
Ein gut implementiertes Records-Management-System beginnt bei der Erstellung mit einem standardisierten System für die Records-Erstellung, das darauf ausgelegt ist, Datensätze nützlich, konsistent und leicht zugänglich zu machen. Diese Standards gelten für alles, von der Formatierung des Datensatzes bis zur Präsentation der Informationen darin. Nach der Erstellung gelangt ein Datensatz in ein Datensatzverwaltungssystem, in dem er protokolliert, überwacht und verwaltet wird.
Wenn jemand Zugriff auf einen Datensatz benötigt, ermöglicht das System das Auffinden des Datensatzes. Indizierungseinträge können verwendet werden, um die Vollständigkeit eines Datensatzes zu bestätigen und um Notizen darüber zu machen, wie und wann der Datensatz verwendet wurde. Das System kann auch verwendet werden, um Gebühren für den Zugriff auf Aufzeichnungen zu berechnen, eine gängige Praxis, wenn Personen Kopien ihrer Aufzeichnungen wünschen. Am Ende der Nutzungsdauer kann die Akte durch Archivierung, Vernichtung oder auf andere Weise entsorgt werden.
Verwaltete Aufzeichnungen können digitale oder physische Aufzeichnungen und manchmal eine Mischung aus beidem umfassen. Da immer mehr Unternehmen auf ein papierloses Büroformat umgestellt haben, umfasste ein Teil dieses Prozesses die Digitalisierung physischer Aufzeichnungen und die Einrichtung von Datenbanken, die dem Aktenverwaltungssystem des Büros Raum für Wachstum geben.
Ein kritischer Aspekt des Records Managements ist die Einhaltung allgemein anerkannter Standards für die Branche sowie des Gesetzes. Medizinische und juristische Unterlagen müssen beispielsweise aus Datenschutzgründen kontrolliert werden, während Buchhaltungsunterlagen den Rechnungslegungsstandards entsprechen müssen. Personen, die mit Akten arbeiten und diese bearbeiten, werden in Archivierungspraktiken, Sicherheit und Aktenorganisation geschult, damit sie effektiv und effizient arbeiten können.
Personen mit fortgeschrittenen Abschlüssen in Bereichen, die mit dem Records Management zu tun haben, haben zahlreiche Beschäftigungsmöglichkeiten. Dazu gehören die Verwaltung umfangreicher Archive und Aufzeichnungen, die Zusammenarbeit mit Organisationen, die Standards und Verfahren für Aufzeichnungen entwickeln, und die Unterstützung bei der Entwicklung von Software, die in der Dokumentenverwaltung verwendet wird. Praktiker ohne fortgeschrittene Abschlüsse haben selbst mit umfangreicher Erfahrung möglicherweise eingeschränktere Beschäftigungsmöglichkeiten, je nachdem, welche Art von Unterlagen sie bearbeiten möchten.