Die Soft-Systems-Methodik ist ein Prozess, der verwendet wird, um Situationen zu bearbeiten, die kein definiertes Verfahren haben. Diese Situationen sind oft schwierig oder komplex und haben Schritte, die stark von Dingen wie Meinung, Kultur, Kenntnis der Situation oder des Umfelds beeinflusst werden. Diese Methodik legt eine Reihe von Regeln fest, die verwendet werden, um den Prozess zu definieren und mit der Arbeit an den Zielen zu beginnen. In den meisten Fällen verlassen sich diese Methoden auf menschliche Systeme, um Probleme zu definieren und Lösungen zu finden, und nicht auf mathematische oder wissenschaftliche Systeme.
Im Gegensatz zu dem, was viele glauben, bezieht sich die Soft-in-‚Soft Systems-Methodik‘ auf die Methoden, die verwendet werden, um einen Plan zu bestimmen, nicht auf die beteiligten Systeme. Ein weiches Problem besteht aus nicht definierbaren Aspekten wie Psychologie oder kultureller Identität, während ein hartes Problem definierbare Zahlen und wiederholbare Experimente verwendet. Ebenso verwendet ein weicher Ansatz weiche Systeme, während ein harter Ansatz harte Systeme verwendet. Selbst wenn das Problem harte Systeme verwendet, kann eine Soft-System-Methodik immer noch als Ansatz zur Lösung des Problems verwendet werden.
Der grundlegendste Teil der Methodik weicher Systeme ist die Wahrnehmung. Die Art und Weise, wie die Betrachter das Problem sehen, definiert die grundlegende Art und Weise, wie sie es angehen. Wenn zwei Personen an einem Projekt arbeiten, wird ihr Standpunkt das Projekt bestimmen, während sie daran arbeiten. Dies bedeutet, dass zwei Personen, die ein Problem aus unterschiedlichen Blickwinkeln betrachten, aufgrund fehlender Gemeinsamkeiten möglicherweise nicht in der Lage sind, etwas abzuschließen.
Wenn zum Beispiel eine Fabrik Feuer fangen sollte und die Zuschauer ein Umweltschützer, ein Betriebsleiter und ein Feuerwehrmann wären, hätten die drei Personen radikal unterschiedliche Ansichten über die Aktion. Der Umweltschützer würde zuerst die ökologischen Auswirkungen des Feuers durch den Rauch, die brennenden Chemikalien und den potenziell gefährlichen Wasserabfluss untersuchen. Der Geschäftsmann würde es in Bezug auf Produktionsausfall und Hardware-Ersatzkosten betrachten. Schließlich würde der Feuerwehrmann den schnellsten und effizientesten Weg finden, um die Ausbreitung des Feuers zu stoppen und es dann zu löschen. Die unterschiedlichen Standpunkte führen zu einem Problem, eine gemeinsame Basis zu finden und damit zu einem ins Stocken geratenen Projekt.
Durch die Verwendung einer Soft-Systems-Methodik können Problemlöser versuchen, einen gemeinsamen Standpunkt für alle Beteiligten zu schaffen. Der erste Schritt besteht darin, etwas zu finden, auf das sich alle einig sind, und das als Grundlage zu verwenden. Im obigen Beispiel wollen zum Beispiel alle, dass das Feuer gelöscht wird. Von dort aus können die Menschen die notwendigen Schritte definieren, um von der gemeinsamen Basis zum endgültigen Ziel zu gelangen. Auf diese Weise kann jede Partei ihre Zustimmung oder Probleme mit geplanten Schritten äußern, sobald sie auftauchen.