Viele Organisationen sind auf Spenden von Einzelpersonen und Unternehmen angewiesen, um ihre Betriebskosten zu decken, wodurch die Beziehung zwischen Organisation und Spender eine wichtige Priorität hat. Diese Gruppen verlassen sich häufig auf Spendermanagementsysteme, um den Kontakt zu Spendern aufrechtzuerhalten und Spenden zu maximieren. Das Spendermanagement umfasst in der Regel den gesamten Prozess der Identifizierung eines potenziellen Spenders, der Überzeugung des potenziellen Spenders, eine Spende zu tätigen, und der anschließenden Ermutigung des Spenders, seine finanzielle Unterstützung fortzusetzen. Gruppen, die durch Spenden einen erheblichen Teil ihrer Einnahmen erzielen, nutzen häufig die Dienste von Fundraising-Beratern oder -Spezialisten sowie Spendermanagement-Softwarepaketen, um die Beitragshöhe zu erhöhen oder zu halten. Seit dem Aufkommen des Internets sind diese Softwarepakete immer ausgefeilter geworden und bieten eine Reihe von Funktionen, die in Kombination mit der Expertise eines sachkundigen Fundraising-Experten den Geldbetrag, der an einen Zweck oder eine Organisation gespendet wird, erheblich erhöhen können.
Organisatorisches Fundraising kann eine große Aufgabe sein, da es in der Regel darum geht, eine Einzelperson oder einen Unternehmensvertreter davon zu überzeugen, einer Gruppe Geld zu geben, ohne eine Rückzahlung zu erwarten. Auch wenn der menschliche Faktor bei der Spenderkultivierung sehr groß ist, da der persönliche Kontakt zu Großspendern ein entscheidendes Element erfolgreicher Spendenaktionen ist, braucht der Prozess auch Struktur. Ein gutes Spendermanagement beinhaltet ein System, mit dem der Kontakt mit Spendern ständig überwacht und bewertet wird, um die Entwicklung des besten Ansatzes für den Umgang mit einzelnen Spendern und die Förderung kontinuierlicher Spenden zu ermöglichen. Diese Ansätze können das Anbieten von Spendenanreizen umfassen, wie etwa Einladungen zu Veranstaltungen, Prämien, die mit dem Logo der Organisation verziert sind, sowie andere Vergünstigungen und Privilegien für großzügige Spenden. Darüber hinaus beinhaltet das Spendermanagement häufig die öffentliche Anerkennung von Spendern, indem sie in den Publikationen der Gruppe genannt werden oder ihren Namen an einer physischen Spenderwand am Hauptsitz der Organisation anbringen.
Aufgrund der Komplexität der Verwaltung von Hunderten oder sogar Tausenden von Beziehungen zu Geldgebern investieren viele Organisationen in Spenderverwaltungssoftware. Diese Softwarepakete unterscheiden sich in ihren Funktionen, integrieren jedoch normalerweise Datenbanken, die Spenderinformationen und eine Kontakthistorie enthalten, mit der Möglichkeit, das Spendenverhalten eines Spenders zu verfolgen. Mitarbeiter und Berater, die für das Spendermanagement verantwortlich sind, können auf diese Informationen zurückgreifen, wenn sie Entscheidungen über gezielte Aktionen treffen oder die direkte Kommunikation mit einzelnen Spendern führen. Andere Funktionen, die häufig in dieser Art von Software enthalten sind, umfassen Kontaktverwaltungsfunktionen, die es Gruppen ermöglichen, E-Mail- oder Direktwerbungskampagnen durchzuführen oder gute Zeiten für einen Anruf bei einem Spender zu ermitteln. Einige Pakete enthalten sogar Online-Fundraising-Tools, wie beispielsweise ein Back-End-System, das mit der Website der Organisation verbunden werden kann, um Online-Spenden zu fördern.