Der Begriff Geschäftsbeschaffung wird verwendet, um die Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Einkauf von Waren und Dienstleistungen für eine Geschäftseinheit zu beschreiben. Beschaffung oder Einkauf ist eine wichtige Verwaltungsfunktion, die Kostensenkungs- und langfristige strategische Planungstechniken einsetzt, um ausgehende Kosten zu steuern. Der Bereich Business Procurement hat drei Schwerpunkte: Ausschreibung, Lieferantenmanagement und strategischer Einkauf.
Personen, die in der Beschaffung von Unternehmen tätig sind, werden als Beschaffungsprofis bezeichnet. Im Einkauf gibt es drei Hauptberufsbezeichnungen: Einkäufer, Einkaufsbeauftragter und Einkaufsleiter. Ein Einkäufer ist für die Verwaltung des Wareneinkaufs von ausgewählten Lieferanten verantwortlich. Der Beschaffungsbeauftragte leitet den Ausschreibungs- und Lieferantenauswahlprozess. Die Hauptverantwortung des Beschaffungsmanagers liegt in der Gesamtfunktion der Abteilung und in Verhandlungen mit Lieferanten mit großen Dollarwerten.
Ausschreibung ist der Prozess, bei dem potenzielle Lieferanten aufgefordert werden, ein detailliertes Anforderungsdokument zu überprüfen und ihr Angebot für das Unternehmen abzugeben. Das Anforderungsdokument enthält den Gesamtwert und die Vertragsdauer, die Art des erforderlichen Produkts oder der erforderlichen Dienstleistung, Qualitätsanforderungen und Vertragsbedingungen. Ein erheblicher Teil der Zivilklagen basiert auf Mängeln oder wahrgenommener Voreingenommenheit im Ausschreibungsverfahren. Die Einhaltung angemessener Geschäftsprozesse und die Gewährleistung einer fairen und transparenten Ausschreibung sind sehr wichtig.
In der Beschaffung von Unternehmen werden drei Begriffe gebräuchlich: Angebotsanfrage (RFP), Informationsanfrage (RFI) und Angebotsanfrage (RFQ). Die Art der erforderlichen Antwort wird zusammen mit den Daten und Kontaktinformationen im Hauptteil des Dokuments angegeben. Alle drei Begriffe werden verwendet, um einen Prozess zu beschreiben, bei dem Anbieter entweder zur Beantwortung aufgefordert werden oder die Anforderungen auf einer öffentlichen Website oder einem Beschaffungstool veröffentlicht werden, sodass eine Vielzahl von Anbietern reagieren können. Termine sind in diesem Prozess sehr wichtig, und das Ignorieren oder Versäumen von Fristen schließt die Antwort von der Berücksichtigung aus. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Quittung mit Zeit- und Datumsstempel erhalten, aus der hervorgeht, wann die Dokumente beim Einkauf eingegangen sind, um einen Ausschluss zu vermeiden.
Das Lieferantenmanagement umfasst die Sicherstellung der Vertragskonformität, die Rolle als erster Ansprechpartner für Service- und Streitbeilegungsfragen sowie die Verwaltung aller im Vertrag ausgehandelten Zahlungen oder Klauseln. Obwohl viel Aufwand auf die anfängliche Ausschreibung und das Schreiben des Vertrages gerichtet ist, ist das Vendor Management die einzige Methode, um sicherzustellen, dass das Unternehmen tatsächlich die erwarteten Einsparungen erzielt. Effektives Management führt zu niedrigeren Betriebskosten, effizienten Dienstleistungen und einer stärkeren Verhandlungsposition in der nächsten Verhandlungsrunde.
Strategischer Einkauf ist der Prozess des geplanten Einkaufs. In einer typischen Organisation übermittelt jede Abteilung ihre geplanten Einkäufe für das Jahr an die Budget- oder Beschaffungsabteilung. Die Mitarbeiter suchen nach Gemeinsamkeiten oder Möglichkeiten, verwandte Produkte zu bündeln. Diese kleineren Einkäufe können dann ausgeschrieben werden, sodass mehrere Lieferanten die Möglichkeit haben, diese Waren und Dienstleistungen anzubieten. Insgesamt führt dieser Prozess zu geringeren Beschaffungskosten für die Organisation.