Die Bestandsführungsbuchhaltung ist ein interner Geschäftsprozess, mit dem Unternehmen eine ordnungsgemäße Bestandskontrolle sicherstellen. Dieser Prozess ist oft Teil der Buchhaltungsabteilung und beinhaltet die intensive Nutzung des automatisierten Buchhaltungssoftwarepakets des Unternehmens. Abstimmungen sind ein großer Teil der Bestandsführungsbuchhaltung, da Buchhalter die in der Computersoftware gespeicherten Informationen überprüfen und mit dem tatsächlichen Bestand im Lager des Unternehmens vergleichen müssen. Für Unternehmen, die einen Management-Accounting-Prozess für Inventar einführen müssen, stehen einige verschiedene Optionen zur Verfügung.
Eine der ersten Fragen, die ein Unternehmen für seinen Buchhaltungsprozess für die Bestandsverwaltung entscheiden muss, ist der Betrieb eines ständigen oder periodischen Bestandsführungssystems. Ein permanentes System aktualisiert die Bestandskonten jedes Mal, wenn das Unternehmen Bestandsartikel im Buchhaltungssoftwareprogramm kauft, verkauft oder anpasst. Dieses System stellt auch sicher, dass das Unternehmen eine genaue Bestandsaufnahme in Bezug auf Gesamtdollar hat. Während des permanenten Inventurprozesses sind weniger Abstimmungen erforderlich, da das System den Bestand ständig verfolgt.
Periodische Inventursysteme sind weniger intensiv als permanente Systeme. Das System ist jedoch weniger genau und erfordert alle paar Wochen oder Monate eine vollständige Bestandsaufnahme. Buchhalter müssen eine Bestandsaufnahme aus ihrem Softwarepaket erstellen und diese mit dem tatsächlichen Bestand vergleichen. Um größere Unterschiede zwischen den beiden Bestandszahlen auszugleichen, sind oft größere Anpassungen erforderlich.
Ein weiterer wesentlicher Bestandteil der Warenwirtschaftsbuchhaltung ist die Auswahl eines Bestandsbewertungssystems. Gängige Methoden zur Bewertung von buchhalterischen Lagerbeständen umfassen FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out) und den gewichteten Durchschnitt. Viele Unternehmen verwenden die FIFO-Methode, da sie einfach ist und dazu führt, dass ältere Bestände zuerst verkauft werden, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Abschreibungen für veraltete Bestände verringert wird. Die LIFO-Bestandsbewertung verkauft zuerst neuere Bestände; dies führt oft zu höheren Kosten der verkauften Waren und einem niedrigeren Nettoeinkommen. Daher führt LIFO zum Jahresende zu einer geringeren Steuerschuld für das Unternehmen.
Interne Kontrollen sind ein weiterer Bestandteil der Warenwirtschaftsbuchhaltung. Diese Kontrollen begrenzen die Anzahl der Mitarbeiter, die auf Bestandsinformationen zugreifen oder Anpassungen oder andere Buchhaltungsaktivitäten in Bezug auf den Bestand durchführen können. Kontrollen beschränken beispielsweise den Zugriff auf das System, erstellen Audit-Trails, damit Manager sehen können, welcher Mitarbeiter an Inventarprojekten gearbeitet hat, sperren physisches Inventar an sicheren Orten und verwenden regelmäßige Audits, um eine Meinung Dritter zum Inventarprozess des Unternehmens abzugeben. Abhängig von den Betriebsabläufen und der Branche des Unternehmens, wie z. B. Herstellung oder Einzelhandel, können andere Kontrollen erforderlich sein.