Die zentrale Fakturierung ist eine Beschaffungstechnik, bei der unabhängige Unternehmen Lagerbestände von einem Großhändler und nicht von einzelnen Lieferanten beziehen. Diese beliebte Geschäftsmethode ermöglicht es Unternehmen, die kollektive Kaufkraft zu nutzen, was zu Mengenrabatten führt. Die zentrale Abrechnung hilft den Geschäften nicht nur, die Preise niedrig und die Gewinne hoch zu halten, sondern vereinfacht auch den Abrechnungs- und Verwaltungsprozess für Unternehmen und ihre Lieferanten.
In einem traditionellen Abrechnungsszenario beziehen Geschäfte Inventar von einzelnen Lieferanten. Ein Convenience Store erhält beispielsweise Lieferungen von Getränken, Lebensmitteln, Süßigkeiten, Milch und anderen Waren. Dieses Geschäft kauft wahrscheinlich nur eine kleine Menge jedes dieser Produkte und erhält daher nur sehr wenige Rabatte von Lieferanten. Der Ladenbesitzer ist gezwungen, jedes seiner Konten separat zu verfolgen und jeden Monat Dutzende oder Hunderte von Schecks für jeden Lieferanten auszustellen. Der Lieferant muss auch mit einer großen Anzahl von Käufern umgehen, einschließlich der Rechnungsstellung und des Inkassos bei jedem einzelnen Unternehmen.
Ein zentrales Abrechnungsszenario ermöglicht es Unternehmen, Waren mit einem viel einfacheren Prozess zu kaufen und zu verkaufen. Bei der zentralen Abrechnung fungiert ein Großhändler als Vermittler zwischen Einzelhändlern und Lieferanten. Jedes Geschäft, das mit diesem Großhändler zusammenarbeitet, unterhält ein eigenes separates Konto, auf das er den gesamten Lagerbestand für den Monat abrechnen kann. Am Ende des Monats schickt jeder Lieferant dem Großhändler eine einzige Rechnung für alle Lieferungen an Filialen, die dieser Großhändler vertritt. Der Großhändler sendet wiederum eine einzelne Rechnung an jedes Geschäft, die alle Käufe widerspiegelt, die für den gesamten Monat auf dem Konto dieses Geschäfts getätigt wurden.
Für einzelne Geschäfte und Unternehmen vereinfacht die zentrale Abrechnung den Abrechnungsprozess jeden Monat erheblich. Das Geschäft stellt nur einen einzigen Scheck an den Großhändler aus, anstatt an jeden Lieferanten Schecks auszustellen. Für Produktlieferanten macht die zentrale Fakturierung die Erfassung und Verarbeitung von Schecks in jedem Geschäft überflüssig und ermöglicht es dem Lieferanten, jeden Monat einen Scheck vom Großhändler zu verarbeiten. Durch den Einsatz eines Großhändlers reduzieren Lieferanten auch den Zeit- und Kostenaufwand für die Abholung sowie das Risiko von Zahlungsausfällen.
Aus Sicht des Lieferanten kauft der Großhändler große Warenmengen im Vergleich zu den kleinen Mengen, die von einzelnen Geschäften gekauft werden. Dies ermutigt die Lieferanten, Rabatte basierend auf diesen großen Einkäufen anzubieten, um das Geschäft des Großhändlers aufrechtzuerhalten. Diese Rabatte halten die Preise niedrig und ermöglichen es den Geschäften, profitabel zu bleiben, während sie den Großhändler dennoch für ihre Dienstleistungen bezahlen.
In vielen zentralen Abrechnungsanwendungen fungiert der Großhändler als Vermittler zwischen Lieferant und Käufer. In einigen Fällen kann dieser Großhändler jedoch beschließen, als eine Art Lager zu fungieren. Anstatt nur Rechnungen zu bearbeiten, kauft der Großhändler Waren in großen Mengen ein und verkauft sie an Geschäfte, was zu höheren Gewinnspannen für das Großhandelsunternehmen führt.