Ein Telefonkonferenzanruf ist eine Besprechungsmethode, die in Unternehmen verwendet wird, wenn sich alle oder einige der Besprechungsteilnehmer an verschiedenen physischen Standorten befinden. Jeder Teilnehmer an einer Telefonkonferenz wird wahrscheinlich aufgefordert, sich entweder über eine voreingestellte, gebührenfreie Konferenztelefonnummer oder nur eine Nummer innerhalb des Unternehmens an einen zentralen Ort einzuwählen. Diese Art von Telefonkonferenzen wird immer häufiger, da Telearbeit eine beliebte Praxis ist, sowie bei Unternehmen mit verschiedenen nationalen oder internationalen Standorten.
Mit einer Telefonkonferenz ist eine Menge Flexibilität verbunden. So bleibt beispielsweise jeder Gesprächsteilnehmer an seinem eigenen Schreibtisch, ohne den Tag in einem Konferenzraum verbringen zu müssen. Darüber hinaus kann der Anruf nach dem Zeitplan aller geplant werden, obwohl dies etwas komplizierter sein kann, wenn die Besprechungsteilnehmer in verschiedenen Zeitzonen leben.
Im Allgemeinen findet eine solche Telefonkonferenz ohne persönliche Zeit statt, aber einige Unternehmen haben möglicherweise Webcams oder Meeting-Software auf den Computern ihrer Mitarbeiter installiert. Dies kann eine persönliche Kommunikation ermöglichen oder zumindest allen ermöglichen, denselben Bildschirm auf dem Computer anzuzeigen. Im Allgemeinen beginnt ein Telefonkonferenz-Meeting einfach, wenn alle angerufen haben. Es wird in der Regel einen Leiter des Anrufs geben, der vor allen anderen eintrifft und bei der Vorstellung helfen kann, wenn andere eintreffen.
Der Leiter leitet dann in der Regel die Telefonkonferenz und bringt individuelle Gesprächspunkte und zu besprechende Themen zur Sprache. Er oder sie sollte auch alle zum Reden ermutigen und Fragen stellen, wenn jemand schweigt oder vom Anruf abgelenkt zu sein scheint; dh E-Mails abrufen. Wenn die Telefonkonferenz länger als ein oder zwei Stunden dauert, sollte der Leiter angeben, dass eine kurze Pause eingelegt wird, damit die Leute die Toilette aufsuchen oder ein Getränk holen können.
Obwohl einige eine Telefonkonferenz für weniger effektiv halten und weniger erreichen als ein herkömmliches Meeting, besteht kein Zweifel, dass sie für Unternehmen kostengünstiger und bequemer ist. Wenn die Telefonkonferenzen relativ klein gehalten werden und sich alle engagieren und sich für das Gespräch interessieren, können sie einiges erreichen. Es kann hilfreich sein, eine geplante Struktur mit verschiedenen Sprechern und Moderatoren während des gesamten Anrufs zu haben, um Langeweile zu vermeiden, und dass jeder seinen Namen ankündigt, bevor er zu sprechen beginnt, um Verwirrung zu vermeiden, die dazu führen kann, dass die Leute das Interesse verlieren.