Die Einkaufsleiterin überwacht alle Aspekte des Einkaufs ihres Unternehmens. Sie erteilt im Allgemeinen die endgültige Genehmigung der Einkäufe jeder Abteilung, um den täglichen Betrieb aufrechtzuerhalten. Dies kann kleine Anschaffungen wie Büroklammern bis hin zu großen Investitionsgüterkäufen wie Fahrzeuge, schweres Gerät sowie Produktionsmaschinen und -werkzeuge umfassen. Beschaffungsanfragen umfassen regelmäßig auch immaterielle Käufe wie Lieferanten- und Dienstleistungsverträge. Auch Betriebskosten sowie Wartungs- und Reparaturkosten bedürfen häufig der Genehmigung dieser Person.
Bei der Betrachtung von Einkaufsanfragen muss der Einkaufsleiter in der Regel verschiedene Faktoren berücksichtigen. Abgesehen von einfachen Budgetbeschränkungen muss sie die bisherige Leistung einer Abteilung berücksichtigen und ob sie die genehmigten Mittel ordnungsgemäß und effizient verwendet hat. Typischerweise muss sie die Bedürfnisse über die Wünsche hinweg analysieren und die langfristigen Auswirkungen ihrer Entscheidungen, Kaufanfragen zu genehmigen oder abzulehnen, berücksichtigen. Kommt es zu einer Mittelverweigerung, muss die Einkaufsleiterin in der Regel ihre Entscheidung begründen.
Aufgrund der Komplexität vieler Anfragen erfordert die Leitung des Einkaufs oft die Fähigkeit, Verträge genau zu interpretieren und ihre langfristigen oder weniger offensichtlichen Auswirkungen zu bestimmen. Solide Kenntnisse des Vertragsrechts können ebenso hilfreich sein wie die Kenntnis der Reputation der beteiligten Unternehmen und Körperschaften. Eine Person in dieser Position berücksichtigt sowohl Fakten als auch mehrdeutige Implikationen, wenn sie Entscheidungen über die finanzielle Zuteilung trifft.
Abhängig von der Art des Unternehmens muss eine Person in dieser Position möglicherweise viele Faktoren einer Beschaffungsanfrage berücksichtigen. Diese Probleme können die Überprüfung verschiedener Qualitäten und Arten von angeforderten Materialien umfassen, um zu bestimmen, welche Entscheidungen am kostengünstigsten sind, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. Die Analyse von Preistrends, die sich auf den Zeitpunkt von Einkäufen auswirken können, kann ebenfalls Teil der Aufgabe sein, sowie die Überprüfung nationaler und regionaler Richtlinien und Verfahren, die Beschaffungsentscheidungen beeinflussen könnten.
Arbeitet der Einkaufsleiter für ein Unternehmen mit zahlreichen Niederlassungen oder Tochtergesellschaften unter einer gemeinsamen Unternehmensgewalt, kann ein Sammeleinkauf oder ein genossenschaftlicher Einkauf erforderlich sein. Dies würde erfordern, dass der Beschaffungsleiter mit den Abteilungsleitern Rücksprache hält, um festzustellen, ob ein sehr großer Einkauf von Waren oder Dienstleistungen lukrativ ist. Sie kann auch mit Schlüsselpersonal über Alternativen im Einkauf sprechen, die Geld sparen können. Diese Optionen können die Verwendung von recycelten Materialien oder alternativen Energiequellen umfassen, die Einsparungen in Form von Steuerabschreibungen oder -ermäßigungen ermöglichen könnten, die die anfänglich höheren Anschaffungskosten ausgleichen.
Die Anforderungen an eine Einkaufsleiterposition sind je nach Unternehmen unterschiedlich. Generell sind ein Hintergrund und eine abgeschlossene Ausbildung im Rechnungswesen sowie ein ausgezeichnetes Verständnis der Methoden der Beschaffungsbuchhaltung hilfreich. Eine andere spezielle Ausbildung oder Ausbildung ist in der Regel nicht erforderlich. Die wichtigste Überlegung ist ein überprüfbarer Hintergrund im diskretionären Einkauf, der gutes Urteilsvermögen und steuerliche Verantwortung zeigt.