Ein Back-Office-Assistent führt für die Verwaltung eines Unternehmens notwendige Aufgaben aus, typischerweise unter der Aufsicht eines Back-Office-Managers oder in kleinen Büros direkt unter der oder den Fachleuten, die Dienstleistungen anbieten. Die Arbeit dieses Assistenten hängt weitgehend von der Art des Unternehmens ab, für das er oder sie arbeitet. In vielen Backoffices kann ein Assistent für die Erledigung grundlegender oder sogar fortgeschrittener Büroadministrations- und Buchhaltungsaufgaben verantwortlich sein. In Arzt- oder Zahnarztpraxen können Assistenten grundlegende Laborarbeiten durchführen, Proben für Tests vorbereiten oder Krankenakten für die Versicherungsabrechnung kodieren.
In vielen Unternehmen sind einige Arbeitnehmer möglicherweise für die Arbeit mit Kunden und Kunden sowie der Öffentlichkeit verantwortlich. Diesem Personal wird häufig nachgesagt, dass es im Front Office arbeitet. Mitarbeiter, die sich auf die Erbringung von Support- und Verwaltungsdienstleistungen konzentrieren, die das Geschäft am Laufen halten, aber wenig mit Kunden und Kunden zu tun haben, gelten als Backoffice-Mitarbeiter. Die Anzahl der Mitarbeiter sowie die Vielfalt und Komplexität ihrer Aufgaben ist in jedem Backoffice unterschiedlich. Wenn in einem bestimmten Büro mehr als ein Mitarbeiter beschäftigt ist, agiert normalerweise mindestens eine Person als Manager, der die Arbeit anderer überwacht. Wenn das Backoffice aus mehreren verschiedenen Abteilungen besteht, von denen jede unter einem anderen Manager arbeitet, kann ein Backoffice-Assistent ein relativ enges Aufgabenspektrum innerhalb dieser Abteilung ausführen.
In Situationen, in denen ein Backoffice Verwaltungs-, IT- und Buchhaltungsfunktionen ausführt, kann sich jeder Backoffice-Assistent darauf konzentrieren, die Abteilung bei der Durchführung dieser notwendigen Aufgaben zu unterstützen. Zum Beispiel kann er oder sie für die Pflege von Tabellen zu allen oder einigen der Finanzen des Unternehmens verantwortlich sein. Der Assistent würde dann seinem Vorgesetzten Bericht erstatten, der ein Buchhalter, Rechnungsprüfer oder leitender Buchhalter sein kann. Diejenigen, die andere, allgemeinere Arten von Büroaufgaben ausführen, können einem Büroleiter Bericht erstatten.
Die Qualifikationen zum Backoffice-Assistenten variieren je nach Aufgabenstellung und Art des Büros. In vielen Fällen wird von einem Backoffice-Assistenten, der in der Büroadministration tätig ist, mindestens ein Abitur und Erfahrung im Umgang mit verschiedenen Arten von Standard-Bürosoftware erwartet. Diejenigen, die spezialisiertere Aufgaben wie die Buchhaltung ausführen, benötigen möglicherweise eine Zertifizierung oder Ausbildung im Tabellenkalkulationsmanagement. Medizinische Büroangestellte müssen in der Regel über noch speziellere Fähigkeiten und Schulungen in Bereichen wie Laborarbeit oder medizinische Abrechnung verfügen.