Die Hauptaufgabe eines jeden Verwaltungsmitarbeiters besteht darin, den Papierkram und die Personalaufgaben zu erledigen, die für einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts erforderlich sind. Diese Art von Fachleuten sind in der Regel hochrangig und haben in der Regel zusätzlich zu ihrer Schreibtischarbeit Führungsverantwortung. Die meisten Unternehmen und Regierungsbehörden beschäftigen diese Art von Mitarbeitern, um sicherzustellen, dass die internen Abläufe und Geschäftsfunktionen so ablaufen, wie sie sollten. In fast jedem Kontext umfasst der Job vier Hauptfunktionen: Kommunikation, Koordination, tägliche Verwaltungsaufgaben und langfristige Planung.
Rolle in Unternehmen
Viele der bekanntesten Verwaltungsbeamten arbeiten in Unternehmen. In großen Unternehmen gibt es oft eine ganze Abteilung für Verwaltungsangelegenheiten, deren Leiter der Beamte ist. Kleinere Unternehmen stellen in der Regel diese Art von Fachleuten ein, um viel praktischer mit anderen Führungskräften zusammenzuarbeiten. In beiden Fällen konzentriert sich der Job auf das Management. Der Verwaltungsbeauftragte ist für die Überwachung von Prozessen und Personal verantwortlich, um sicherzustellen, dass das Unternehmen bestimmte definierte Ziele erreichen kann. Dies kann alles umfassen, von der Zuweisung von Projekten über das Schreiben von Berichten bis hin zur Analyse von Ausgabezahlen. Ein Großteil der Arbeit ist „intern“, das heißt, sie basiert auf Papierberichten und -archiven.
Regierungspositionen
Die meisten Regierungen brauchen auch Verwaltungsbeamte, obwohl die Welt dieser Fachleute in der Regel etwas anders ist. Anstatt einem Unternehmen dabei zu helfen, seine eigenen Ziele zu erreichen, besteht die Aufgabe dieser Person darin, der Öffentlichkeit zu vermitteln, wie gewählte oder ernannte Führungskräfte handeln. Er oder sie kann auch direkt mit diesen Führungskräften zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass sie auf dem richtigen Weg bleiben. Der Job ist immer noch sehr papierzentriert und beinhaltet viel Berichterstellung und Zahlenverarbeitung. Der Hauptunterschied liegt in der Zielgruppe und dem übergeordneten Ziel.
Kommunikation
Verwaltungsbeamte in Unternehmen und Behörden müssen sich in der Regel stark auf die Kommunikation konzentrieren. Diese Fachleute sind in der Regel sowohl mit dem leitenden Management als auch mit den Mitarbeitern an vorderster Front verbunden und bis zu einem gewissen Grad dafür verantwortlich, Nachrichten zwischen diesen beiden Gruppen hin und her zu bringen. Die gesamte Kommunikation muss in der Regel klar, prägnant und professionell sein. Die Fähigkeit zu bestimmen, welche Informationen geteilt werden sollen und die beste Kommunikationsmethode ist normalerweise sehr wichtig.
Koordination der Teamaktivitäten
Die meisten Verwaltungsbeamten werden sich auch sehr darauf konzentrieren, verschiedene Personengruppen zusammenzubringen, um entweder spezifische Berichte zu erstellen oder bestimmte Informationen über den Stand der Dinge zu erhalten. Welche Aktivitäten und Teams koordiniert werden müssen, hängt von der Branche, der Geschäftsfunktion und den allgemeinen Geschäftspraktiken ab. In einem Dienstleistungsunternehmen müssen die Beamten beispielsweise die Standorte der Techniker, die Einsatzorte und die Produktlieferungen koordinieren. In einer Arztpraxis dreht sich die Aufgabe möglicherweise um die Optimierung des Informationsflusses zwischen Patienten, Vertriebsmitarbeitern, Beratern und den medizinischen Fachkräften, die den Kern der Praxis bilden.
Tägliche Verwaltungsaufgaben
Fast jedes Unternehmen hat auch viele kleinere Aufgaben, die banal erscheinen mögen, aber erledigt werden müssen, damit das Geschäft wie gewohnt läuft. Vieles davon ist mit Papierkram verbunden, und das meiste fällt unter die Hauptberufsbeschreibung des Verwaltungsbeamten. Dazu gehören das Bezahlen von Rechnungen, das Ausstellen von Rechnungen an Kunden, die Verarbeitung von Zahlungseingängen und die Erstellung der Gehaltsabrechnung für die Mitarbeiter. Überweisungen an staatliche und andere Behörden müssen ebenfalls mit den richtigen Belegen versandt werden.
In kleinen Unternehmen oder Agenturen nimmt der Verwaltungsbeamte diese Aufgaben oft selbst wahr. Höhere Führungskräfte erledigen solche Aufgaben oft nicht persönlich, sondern delegieren sie lieber an Nachwuchskräfte – bleiben aber in der Regel für deren ordnungsgemäße und termingerechte Erledigung verantwortlich. Wenn ein Unternehmen ein Abrechnungsproblem hat oder mit größeren Zahlungen in Verzug gerät, ist der Sachbearbeiter oft einer der ersten Schuldigen.
Planungsrolle
Die Arbeit des Verwaltungsbeamten stellt ihn in der Regel in den Mittelpunkt aller Geschäftsaktivitäten, was einen interessanten Einblick in die Abläufe und Funktionsweise vieler verschiedener Dinge gibt. Unternehmen und Regierungen suchen möglicherweise nach Möglichkeiten, diese Art von „Alles sehen“-Ansatz zu nutzen, wenn es um die unternehmensweite Planung geht. Dies kann so einfach sein wie das Festlegen vernünftiger Ziele für ein kommendes Quartal oder die Unterstützung bei der Strategieentwicklung für eine Kampagne. Ein Verwaltungsbeamter kann beispielsweise damit beauftragt werden, einen größeren Raum für die Organisation zu finden, den Umzug zu planen und den Arbeitsplatz zu gestalten, oder er kann die Aufgabe haben, herauszufinden, was die Bürger brauchen, wenn es um etwas Bestimmtes wie Steuererleichterungen geht, und dann nach verschiedene Lösungen und mögliche Lösungen.
Den Job bekommen
Es gibt keine einheitliche Liste, was man braucht, um Verwaltungsbeamter zu werden, auch weil es viele verschiedene Möglichkeiten gibt. Die Anforderungen an die Führung in einem großen Unternehmen unterscheiden sich wirklich von denen in einem kleinen gemeinnützigen oder lokalen Regierungsbüro. Die meisten Kandidaten haben eine postsekundäre Ausbildung in Betriebswirtschaft oder Management absolviert, die ihr Gespür für interne Abläufe und Personalkoordination unter Beweis stellt. Über die Grundbildung hinaus bleibt jedoch vieles dem einzelnen Unternehmen überlassen.
Viele Arbeitgeber interessieren sich mehr für einschlägige Berufserfahrung als für akademische Zeugnisse. Erfahrung in der Lösung von Problemen, im Umgang mit Konflikten und im Umgang mit Computersystemen ist sehr wichtig. Die Fähigkeit, mit Druck umzugehen, unter Zeitdruck zu arbeiten und mit widersprüchlichen Prioritäten umzugehen, kann ebenfalls sehr nützlich sein. In den meisten Fällen ist eine sorgfältige Überprüfung einer bestimmten Stellenbeschreibung der beste Weg für Kandidaten, um herauszufinden, was eine bestimmte Gelegenheit tatsächlich erfordert.
Verwechslungen mit Office-Administratoren vermeiden
Die Berufsbezeichnung „Verwaltungsbeamter“ kann manchmal leicht mit den ähnlich klingenden Berufen „Bürokauffrau“ und „Verwaltungskauffrau“ verwechselt werden, obwohl die beiden normalerweise recht unterschiedlich sind. Ein Büroadministrator oder Büroassistent ist im Grunde eine Sekretärin oder ein Hilfspersonal, das eine sehr untergeordnete Rolle bei der Ablage, dem Beantworten von Telefonen und anderen Verwaltungsarbeiten auf niedriger Ebene spielt. Offiziere sind häufiger Führungskräfte, die über viel Ausbildung und Fachwissen verfügen und eher als Führer denn als Unterstützer fungieren. Beide Arten von Jobs beinhalten die Verwaltung unterschiedlicher papierbasierter Aufgaben, nur auf sehr unterschiedlichen Ebenen.