Ein Tagungsplaner kümmert sich um alle Details vor und während Geschäftsmeetings oder Kongressen. Meetingplaner entscheiden über Orte für Meetings und nehmen alle Buchungen vor. Sie buchen nicht nur den Tagungsraum, sondern organisieren auch Vorkehrungen für Referenten und Caterer. Planer müssen sicherstellen, dass alle erforderlichen audiovisuellen und Computerausrüstungen pünktlich am Veranstaltungsort sind und ordnungsgemäß funktionieren. Ein Besprechungsplaner nimmt an der Besprechung teil, um die Teilnehmer zu begrüßen und Probleme zu lösen sowie Teilnehmerkommentarkarten zu verteilen und zu sammeln.
Die Nachverfolgung der Besprechungsergebnisse ist ein wichtiger Bestandteil der Tätigkeit als Besprechungsplaner und viele Planer verteilen Kommentarkarten an die Teilnehmer. Gute Planer versuchen immer, ihre Fähigkeiten zu verbessern. Kommentare von Teilnehmern des Meetings können dem Planer helfen, alle Probleme zu finden, die er oder sie nicht bemerkt hat, so dass hoffentlich nicht dieselben Fehler bei zukünftigen Meetings wiederholt werden.
Der Zweck des Treffens muss von einem Planer berücksichtigt werden, wenn er oder sie alle Vorkehrungen für die Veranstaltung trifft. Wenn beispielsweise ein Firmenmeeting mit dem Hauptzweck abgehalten wurde, den leitenden Managern ein neues Unternehmensprodukt vorzustellen, versuchte der Planer, Referenten zu finden, die sich mit dem Thema am besten auskannten. Je nach Produkt kann er die Produkte auch zu gegebener Zeit während des Meetings durch einen Assistenten verteilen lassen. Bei der Veranstaltung kann ein Tagungsplaner Referenten auf einer Plattform oder Bühne vorstellen.
Tagungsplaner müssen alle Vorkehrungen für Veranstaltungen treffen, die innerhalb des ihnen zugewiesenen Budgets liegen. Um Stornierungs- oder andere Gebühren zu vermeiden, muss ein Tagungsplaner in der Lage sein, ausreichend Zeit für die Buchung von Räumen und Dienstleistungen einzuplanen. Er oder sie muss auch Verträge verstehen und wissen, wie man das beste Angebot aus den Vorschlägen verschiedener Unternehmen auswählt. Tagungsplaner müssen in der Regel mindestens einen Bachelor-Abschluss haben.
Die Registrierung der Teilnehmer wird von einem Meetingplaner sorgfältig bearbeitet. Besprechungsplaner müssen die Teilnehmer unbedingt über Besprechungspläne informieren und für die Mitarbeiter, die an Besprechungen außerhalb der Stadt teilnehmen, Unterkunft und Transport arrangieren. Planer müssen auch darauf achten, dass Informationsmaterialien wie Messebroschüren ordnungsgemäß gedruckt und termingerecht geliefert werden.
Reisen ist ein großer Teil der Karriere vieler Tagungsplaner. Die meisten Planer werden in schönen Hotels übernachten, da Firmenseminare in der Regel in einer attraktiven Umgebung abgehalten werden. Planer müssen jedoch darauf achten, die Einrichtungsdetails sowie ihre geplanten Veranstaltungen während des Meetings zu überwachen und ein Arbeitsbeginn am frühen Morgen ist in der Regel erforderlich. Ein Besprechungsplaner muss sich immer auch an die kleinsten Dinge erinnern, z. B. sicherzustellen, dass Namensschilder pünktlich ankommen und korrekt sind.