Es gibt eine ganze Reihe unterschiedlicher Arten von Personalverwaltungsjobs in der Geschäftswelt. Einige der Jobs sind verallgemeinert, aber viele sind spezialisiert. Ein Beispiel für einen spezialisierten Personaladministratorjob ist einer, bei dem der Manager über Erfahrung in der Gehaltsabrechnungsverwaltung verfügen muss. In der Regel ziehen es Unternehmen vor, Administratoren einzustellen, die Erfahrung in ihrem Fachgebiet haben. Zum Beispiel könnte eine große Universität es vorziehen, einen Kandidaten einzustellen, der Erfahrung an einer Hochschule hat.
Oftmals haben Personaladministrationsjobs unterschiedliche Namen, haben aber die gleichen Aufgaben. Ein Unternehmen kann eine Stelle mit dem Titel Assistant Vice President für die Personalverwaltung haben, und ein anderes könnte einen Titel mit dem Titel Personaladministrator und Betriebskoordinator haben, obwohl sie möglicherweise ähnliche Aufgaben haben. Ein Unternehmen kann einen Personaladministrator mit dem Titel President oder Vice President of Human Resources, Human Resources Manager oder sogar Human Resources Generalist bezeichnen.
In größeren Unternehmen hat die Personalabteilung oft mehrere Unterabteilungen. Oftmals hat jede dieser Unterabteilungen einen eigenen Vorgesetzten, der einem Vorgesetzten unterstellt ist, beispielsweise dem Personalchef. Beispiele für diese Jobs als Personalsachbearbeiter sind Vergütungs- und Sozialleistungsadministrator, Gehaltsabrechnungs- und Personalsachbearbeiter sowie Klinik- und Personalleiter. Im Allgemeinen wählen größere Unternehmen Kandidaten mit mehreren Abschlüssen aus, um diese Positionen zu besetzen.
In der Regel erwarten kleinere Unternehmen, dass die Mitarbeiter in den Personalverwaltungsjobs mehr als einen Job haben. In vielen dieser Unternehmen ist der Personalleiter in der Regel auch der Büroleiter. Andere duale Jobs können ISO-Manager, Payroll/Benefits-Manager oder Personalspezialist sein. Einige weitere Jobs, die Unternehmen zu den Aufgaben eines Personalmanagers hinzufügen können, sind Audit-Analyst und Risikomanagement-Controller, Personalassistent und Spezialist für Arbeitsbeziehungen.
Die meisten Jobs als Personaladministrator erfordern eine zusätzliche Ausbildung. Manchmal umfasst diese Ausbildung nur ein paar Wochen Unterricht oder ein paar Workshops oder Seminare. Andere Berufe können einen Bildungsabschluss erfordern. Personaladministratoren überwachen und schreiben in der Regel Richtlinien zur Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter. Unternehmen ernennen sie häufig zu Managern für Umweltgesundheit und -sicherheit.
Die erforderliche Ausbildung für Personaladministrationsjobs hängt von den Anforderungen der einzelnen Jobs und den Richtlinien des jeweiligen Unternehmens ab. Einige Einstiegsjobs, einschließlich der Assistentin des Personalmanagers, benötigen nur ein Abitur, GED oder gleichwertig. Andere Jobs erfordern eine höhere Bildung, wie zum Beispiel einen zwei- bis vierjährigen College-Abschluss. Viele Unternehmen ziehen es vor, erfahrene Personalfachleute einzustellen, aber einige kleinere Unternehmen bieten unerfahrenen Mitarbeitern eine Beschäftigung, wenn diese über eine angemessene Ausbildung verfügen.
Einige Personen mit Human Resources-Abschlüssen arbeiten für Beratungsunternehmen und erbringen ihre Dienstleistungen für mehrere Unternehmen. Durch die Auslagerung der Personalabteilung sparen Inhaber und Manager in der Regel Geld. Einer der Nachteile der Auslagerung dieser Abteilung ist, dass die Mitarbeiter in der Regel keine schnellen Lösungen für ihre Probleme finden.
In den USA erfordern die Jobs des Personaladministrators häufig, dass der Administrator gleichzeitig als Affirmative Action/Equal Employment Opportunity Officer (AA/EEO) fungiert. Personalmanager in Kanada müssen den Employment Standards Act (ESA) gründlich verstehen. Im Allgemeinen hat jedes Land Beschäftigungsregeln und -vorschriften, die die Personalabteilungen regeln.