Jedes Unternehmen, das personenbezogene Daten sammelt, benötigt eine Möglichkeit, diese Informationen zu verwalten und sicherzustellen, dass sie verantwortungsvoll verwendet werden. Ein solches Unternehmen benötigt auch ein System, das die Menschen darüber informiert, welche Daten gesammelt und wie sie gespeichert werden. Die für die Überwachung dieser Bemühungen verantwortliche Person ist der Chief Privacy Officer. Der Chief Privacy Officer (CPO) ist eine Führungskraft, die sowohl für das Datenmanagement als auch für die Verbraucherbeziehungen zuständig ist. Er oder sie ist dafür verantwortlich, dass die Datenerhebung und -speicherung des Unternehmens gesetzeskonform erfolgt und die Kunden sich sicher fühlen, ihre personenbezogenen Daten weiterhin an das Unternehmen weiterzugeben.
Die Bandbreite dessen, was als „personenbezogene Daten“ bezeichnet wird, unterliegt einem ständigen Wandel. Gesetze und Vorschriften in fast jedem Land der Welt definieren die persönliche Identifizierung und legen Regeln für ihre Verwendung und Sammlung fest, aber die Definitionen sind nicht immer konsistent. Einige persönliche Daten müssen fast überall geschützt werden, wie z. B. Sozialversicherungs- oder Steueridentifikationsnummern sowie Krankenakten und -informationen. Ob Daten wie der Online-Browserverlauf, Kaufmuster und Finanzinformationen als privat genug angesehen werden sollten, um geschützt zu werden, ist viel mehrdeutig.
Gesetze wie der Health Insurance Portability and Accountability Act in den Vereinigten Staaten und die EU-Datenschutzrichtlinie, die in allen Mitgliedstaaten der Europäischen Union umgesetzt wurde, legen einige Richtlinien in Bezug auf angemessene Datenschutzpraktiken fest. Auch Datenschutzgesetze werden im Zuge der technologischen Entwicklung ständig angepasst und aktualisiert. Die Aufgabe des Chief Privacy Officer umfasst die Identifizierung der Datenschutzpraktiken des Unternehmens und die Sicherstellung, dass diese den gesetzlichen Standards aller Gerichtsbarkeiten entsprechen, in denen das Unternehmen geschäftlich tätig ist. Da ein Großteil der Arbeit regulatorischer Natur ist, sind viele Chief Privacy Officers Anwälte, aber das müssen sie nicht sein.
Der Chief Privacy Officer ist auch für die Kommunikation mit Kunden und Kunden verantwortlich, um ihnen zu versichern, dass (1) ihre Daten geschützt sind, (2) dieser Schutz angemessen ist und (3) sie weiterhin Daten bereitstellen sollten. Seit dem Aufkommen des Internets und seinem Einzug in den Alltag ist die Datenerhebung ebenso wichtig wie die Datenspeicherung. Ursprünglich brauchte ein Unternehmen nur dann einen Chief Privacy Officer, wenn es im Rahmen des normalen Geschäftsbetriebs sensible Informationen speicherte, wie es ein Finanzinstitut oder ein Gesundheitsunternehmen tun würde. In der Online-Welt sind jedoch häufig Informationen die wichtigste Währung.
Unternehmen mit Internetpräsenzen können verfolgen, wer ihre Websites besucht hat und woher sie kommen. Sie können Cookies auf den Computern der Besucher ablegen, um zu sehen, wohin die Besucher als nächstes gehen, und können Internet-Werbung so gestalten, dass sie basierend auf bestimmten Benutzermerkmalen und im Laufe der Zeit zusammengeführten Daten angezeigt wird. Oftmals können Unternehmen auch Kundendateien und -informationen online speichern, was sie durchsuchbar macht – aber auch anfälliger für unbeabsichtigte Offenlegung.
Es ist im Allgemeinen im besten Interesse eines Unternehmens, Archivierungsprogramme, Internet-Sammeltools und Online-Tracking zu nutzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Es ist der Chief Privacy Officer, der dafür sorgt, dass die Praktiken des Unternehmens solide sind und der Öffentlichkeit gut kommuniziert werden. Damit ein Unternehmen geschützt ist, braucht es Aufsicht und damit sich die Öffentlichkeit weiterhin von seinen Daten trennen kann, braucht es Vertrauen. Eine grundlegende Pflicht des Datenschutzbeauftragten besteht darin, beidem zu genügen.