Ein Stipendienverwalter ist für die Vergabe von Stipendien innerhalb einer Organisation oder eines Unternehmens verantwortlich. Der Administrator bearbeitet die Formalitäten und Anträge, vergibt die Zuschüsse und stellt sicher, dass die Gelder gemäß den festgelegten Bedingungen ausgegeben werden. Er oder sie hat oft mit fünf oder mehr Kunden gleichzeitig zu tun, verfolgt die Details und verteilt die Gelder entsprechend für jeden. Die meisten Budgets, mit denen Grant-Administratoren für jeden Kunden arbeiten, liegen zwischen zwei und fünf Millionen US-Dollar.
Um in diesem Bereich arbeiten zu können, gibt es kein bestimmtes Studienangebot, obwohl ein Bachelor-Abschluss erforderlich ist. Es wird empfohlen, ein forschungsbezogenes Feld zu studieren, da die meisten Kunden in diesem Bereich Stipendien wünschen. Lassen Sie sich nach dem Bachelor-Abschluss im Grant Management zertifizieren. Seminare werden von Gruppen wie der National Grants Management Association (NGMA) angeboten, und Grant-Administratoren haben die Möglichkeit, einen von drei verschiedenen Tracks innerhalb des Grant-Managements zu belegen: Bundes-Track, Pass-Through-Track oder Empfänger-Track.
Ein Zuschussverwalter, der im Bundesbereich arbeitet, hat normalerweise einen Regierungsjob; er oder sie verwaltet Zuschüsse, die von der Regierung vergeben werden. Der Pass-Through-Track ist ein Aspekt des Stipendienmanagements, bei dem der Administrator eng mit dem Stipendienempfänger zusammenarbeitet, ihn über den Prozess und die Verantwortlichkeiten im Zusammenhang mit der Erlangung eines Stipendiums anleitet und aufklärt. Im Empfänger-Track konzentrieren sich die Jobs für Zuschussadministratoren darauf, denjenigen zu helfen, die Zuschüsse benötigen, um diese zu beantragen. Sobald die Zertifizierung abgeschlossen ist, kann eine Stelle in der Stipendienverwaltung erhalten werden. Sobald er oder sie mit der Praxis beginnt, wird dringend empfohlen, dass der Administrator 16 Schulungstage pro Jahr belegt, um mit den Veränderungen auf dem Gebiet und den neuen Verfahren und Verfahren zur Verwaltung von Zuschüssen Schritt zu halten.
Die grundlegendste Rolle der Zuschussadministratoren besteht darin, die Zuschussanträge zu bearbeiten und vorzubereiten. Dies umfasst die Überprüfung der Budgets der Kunden, die Bereitstellung von Förderrichtlinien für die Kunden, das Einholen der erforderlichen Dokumente und Genehmigungen, bevor die Finanzhilfe gewährt werden kann, die Eingabe von Daten in das System der Organisation, um den Überblick über die verteilten Finanzhilfen zu behalten, die Zusammenstellung aller ausgefüllten und unterzeichneten Dokumente und die Übermittlung dieser Dokumente an die entsprechendes Personal. Eine zweite Aufgabe ist die Projektadministration. Dazu gehören die Erläuterung der Förderbedingungen, die Sicherstellung ordnungsgemäßer Nachfolgeverfahren, die Erfassung kritischer Termine und Zahlungen, die Erstellung und Verwaltung von Bestellungen und die Überwachung der Zahlungen. Im letzten Schritt, der Zahlung, holt der Stipendienverwalter die erforderlichen Finanzberichte vom Kunden ein, überprüft Zahlungsaufzeichnungen, studiert Finanzberichte, überprüft Rechnungen und erfasst Quittungen.