In den meisten Gerichtsbarkeiten wird alles, was in einem Gerichtsverfahren passiert, auf dem sogenannten Dokumentenblatt festgehalten. In der Regel verfügt jedes Gericht über eine Person, die für die Eintragung der Angaben in das Aktenblatt für jeden Fall zuständig ist. Der Gerichtsschreiber, wie er genannt wird, hat in der Regel verschiedene bürokratische Aufgaben innerhalb der Gerichtskanzlei, deren Prinzip darin besteht, die Protokollblätter in jeder Prozessakte sowie gegebenenfalls auf dem Computersystem des Gerichts zu führen.
Die Mitarbeiter, die in einem Gerichtsbüro arbeiten, können je nach Gerichtsbarkeit etwas variieren; In den meisten Gerichtsbüros sind jedoch einige wichtige Mitarbeiter zu finden. Die meisten Gerichte haben einen Gerichtsvollzieher, der für die Ordnung im Gericht sorgt, einen Gerichtsschreiber, der das Verfahren aufzeichnet, und einen Gerichtsschreiber, der die Gerichtsakten führt. Je nach Größe des Gerichts kann der Gerichtsschreiber auch andere Sekretariatsaufgaben wahrnehmen oder sich nur auf die Aktenführung konzentrieren.
Wenn ein Gerichtsverfahren eröffnet wird, muss eine physische Akte erstellt werden, um alle Akten in dem Fall zu verfolgen. Bei vielen Gerichten wird auch eine elektronische Akte auf dem Computersystem des Gerichts erstellt. Eines der ersten Dokumente, die in die Datei eingefügt werden, ist ein Dokumentenblatt. Das Aktenblatt ist einfach ein Stück Papier, das es ermöglicht, alles, was im Fall passiert, und das Datum, an dem es passiert ist, aufzuzeichnen.
Wenn ein Schriftsatz in einem Gerichtsverfahren eingereicht wird, muss die einleitende Partei den Schriftsatz in der Regel beim Gerichtsschreiber einreichen. Der Kassierer versieht das Dokument dann mit einem Aktenstempel mit Datum und Uhrzeit der Einreichung. Das Originaldokument kann dann je nach eingereichtem Schriftsatz direkt in die Akte aufgenommen oder dem Richter zur Überprüfung übergeben werden. Möglicherweise muss auch eine Eintragung der Akte in das computergestützte Aktensystem des Gerichts erfolgen.
Neben der Verfolgung von Dokumenten, die in einem Fall eingereicht wurden, kann ein Aktenblatt auch eine Zusammenfassung des Gerichtsverfahrens enthalten. Wenn beispielsweise eine erste Anhörung oder eine Anhörung vor dem Verfahren stattfindet, würde das Protokoll eine grundlegende Zusammenfassung der Ereignisse bei der Anhörung enthalten. Der Gerichtsschreiber ist dafür verantwortlich, jedes Mal, wenn der Fall vor Gericht ist, eine Zusammenfassung des Verfahrens einzugeben. Wenn der Fall beendet ist, ist der Dokumentensachbearbeiter für den ordnungsgemäßen Abschluss der Akte verantwortlich.