Während die genauen Verantwortlichkeiten eines Hochschuladministrators, auch als Bildungsadministrator bekannt, zwischen den Institutionen variieren, sind die meisten Administratoren für die täglichen Campus-Funktionen verantwortlich. College-Verwalter beaufsichtigen häufig Budgetfragen, die von Fragen der finanziellen Unterstützung bis hin zur Vergütung der Mitarbeiter reichen können. Sie sind in der Regel in den Zulassungsprozess eingebunden und können konkrete Zulassungsentscheidungen treffen. Manchmal kann der Administrator helfen, den Lehrplan zu leiten und die Nachverfolgung der Aufzeichnungen des Campus zu überwachen.
In Bezug auf die Bildungsanforderungen müssen Universitäts- oder Hochschulverwaltungen in der Regel mindestens einen Bachelor-Abschluss haben. Viele Schulen verlangen jedoch, dass ihre Administratoren über einen Abschluss in einem verwandten Bereich wie Finanzen, Beratung, Bildung oder Wirtschaft verfügen. Oftmals bestimmt die Spezialität des Administrators seine beruflichen Verantwortlichkeiten.
Hochschuladministratoren, die beispielsweise einen Abschluss in Finanzen oder Betriebswirtschaft haben, können sich auf Finanzangelegenheiten wie Finanzhilfe spezialisieren. Ein Finanzhilfeverwalter wäre höchstwahrscheinlich dafür verantwortlich, den Überblick über die Gelder zu behalten, die in Form von Darlehen, Stipendien oder Zuschüssen an Studenten ausgezahlt werden. Er oder sie kann auch für einen ausgeglichenen Haushalt der Universität verantwortlich sein und Vorschläge zur Verbesserung der Finanzen der Institution unterbreiten.
Eine weitere häufige Rolle, die ein Hochschuladministrator innehat, ist die des Direktors für Studentenangelegenheiten. Als Direktor für Studentenangelegenheiten kann der Administrator für Studentenwohnheime, Berufsberatung für Studenten, Studentenverwaltung oder die Koordination von schulfinanzierten Studentenaktivitäten verantwortlich sein.
Je nach Größe der Hochschule oder Universität kann es auch einen Hochschuladministrator geben, der sich auf die Öffentlichkeitsarbeit konzentriert. Ein anderer könnte sich auf die Überwachung der Beiträge der Alumni konzentrieren und ein anderer könnte die Schulentwicklung verwalten. Administratoren arbeiten in der Regel das ganze Jahr über und arbeiten oft zu Beginn eines jeden Semesters und vor Beginn des Geschäftsjahres länger.
Neben den Anforderungen an die Grundausbildung müssen erfolgreiche Hochschuladministratoren oft über eine Vielzahl von Fähigkeiten verfügen. Während sich einige Hochschuladministratoren auf die Arbeit hinter den Kulissen konzentrieren, interagieren die meisten Administratoren täglich mit Studenten. Die Fähigkeit, gut mit Studenten und Dozenten zusammenzuarbeiten, ist oft eine wichtige Voraussetzung. Darüber hinaus ändert sich das Ökosystem von Universitäten und Hochschulen häufig, wenn die Institution wächst oder Gesetze verabschiedet werden. Daher ist Flexibilität eine weitere Schlüsseleigenschaft, die ein erfolgreicher Administrator besitzen sollte.
Die Hochschulverwaltung kann auch beauftragt werden, im Namen des Präsidenten oder eines Fakultätsvorsitzenden auf dem Campus zu sprechen. Die meisten College-Verwaltungen sind dem Präsidenten der Schule und dem Propst unterstellt. Viele College-Verwalter sitzen auch im Board of Trustees, dem höchsten Leitungsgremium der Schule, um Vorschläge zur Verbesserung der Schule zu machen.