Ein Hoteleinkaufsmanager verhandelt Verträge mit Lieferanten und verwaltet viele Elemente des Tagesgeschäfts an einem bestimmten Standort oder einer Hotelkette. Bewerber für diese Stellen setzen in der Regel ein abgeschlossenes grundständiges Studium der Betriebswirtschaftslehre, des Hospitality Managements oder eines verwandten Studiengangs voraus. Darüber hinaus ziehen es viele Arbeitgeber vor, Personen einzustellen, die bereits Erfahrung in der Hotel- oder Gastgewerbebranche haben.
Hotels kaufen regelmäßig Lebensmittel und Getränke von Händlern und diese Lebensmittel werden über hauseigene Geschäfte oder in der Bar und im Restaurant verkauft. Der Einkaufsmanager des Hotels muss sich mit Vertriebsfirmen in Verbindung setzen und Geschäfte aushandeln, um Großbestellungen von Lieferungen an den Standort zu liefern. Dabei hat der Verwalter sicherzustellen, dass das Gebäude über ausreichend Lagerfläche für diese Güter verfügt und dass die Vorräte vor der Nutzung nicht verfallen. Lieferverträge können über Wochen, Monate oder Jahre in Kraft bleiben, und im Laufe der Zeit kann ein Hoteleinkaufsmanager versuchen, solche Geschäfte neu auszuhandeln, wenn andere Lieferanten beginnen, kostengünstigere Lieferpakete anzubieten.
Neben verderblichen Gütern muss ein Hoteleinkaufsleiter auch langlebige Güter wie Möbel, Bettwäsche und Computergeräte beschaffen. Ein Manager kann Verhandlungen mit mehreren Firmen aufnehmen, bevor er einer Liefervereinbarung zustimmt. Einige Arten von Waren und Ausrüstung werden selten gekauft, in diesem Fall handelt es sich bei Liefergeschäften oft um einmalige Ereignisse. Andere Arten von Gebrauchsgütern müssen aufgrund der starken Nutzung relativ schnell ersetzt werden. In diesem Fall kann der Manager einen langfristigen Vertrag mit einem bestimmten Anbieter abschließen.
Nachdem er die notwendigen Waren gekauft hat, muss ein Manager mit den Restaurant-, Bar- und Store-Managern zusammenarbeiten und Preispunkte für verschiedene Produkte festlegen, die Hotelgäste kaufen können. Die Manager versuchen, die Preise für die Artikel wettbewerbsfähig zu gestalten, damit die Gäste nicht versucht sind, das Gebäude zu verlassen und die gleichen Waren bei nahe gelegenen Einzelhändlern zu kaufen. Trotz des Versuchs, die Preise niedrig zu halten, müssen Manager auch sicherstellen, dass der Verkaufspreis der Waren hoch genug ist, um die Kosten für den Einkauf von Inventar und andere Kosten wie die Umsatzsteuer zu decken.
In großen Hotelketten kann ein Hoteleinkaufsmanager einem Team von Einkaufsmitarbeitern vorstehen, von denen jeder mit der Verwaltung eines Standorts oder einer Produktart beauftragt ist. Die Manager müssen sicherstellen, dass die Gesamtbudgetgrenzen nicht überschritten werden. Um dies zu erreichen, muss der Manager möglicherweise Zeit damit verbringen, seine Mitarbeiter in Bezug auf Verhandlungstechniken und -strategien zu coachen.