Ein Inkasso-Supervisor verwaltet und leitet die Aktivitäten eines Personals von Sammlern, Buchhaltern, Buchhaltern und Kundendienstvertretern und beaufsichtigt gleichzeitig die Inkasso- und Kundendienstaktivitäten. Er stellt sicher, dass die Sammler die Branchenethik und die Richtlinien der Regierung einhalten. Die Leistung der Mitarbeiter wird von ihm überwacht und bewertet und er schult neue Mitarbeiter in Inkassoverfahren.
Neben der Überwachung der Mitarbeiter der Inkassoabteilung verfolgt der Inkassoleiter das Kundenfeedback durch die Überprüfung eingehender Briefe, E-Mails und Telefonanrufe sowie der von externen Meldestellen gesammelten Analysedaten. Er identifiziert Fehler oder Pannen in Inkassoverfahren und empfiehlt Lösungen, um die Inkasso auf säumige Konten zu erhöhen und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit und -bindung zu gewährleisten. Die Mitarbeiter werden ermutigt, konstruktives Feedback zu geben, um ihn bei der Implementierung verbesserter Inkassoprozesse zu unterstützen.
Neben der Verfolgung von Sammlungen und der Führung seiner Mitarbeiter ist der Sammlungsleiter für die Erstellung von Berichten für das obere Management verantwortlich. Diese Berichte spiegeln Kundenbeschwerden und Zufriedenheitsniveaus wider und bieten tägliche, wöchentliche oder monatliche Analysen der Sammlungsdaten zusammen mit Zielen und prognostizierten Einnahmen. Die Berichte können in Form von Tabellenkalkulationen, Erzählungen oder einer Kombination aus beidem angefordert werden. Der Inkassobeauftragte kann verpflichtet sein, diese Berichte mündlich vorzulegen sowie verschiedenen Abteilungsleitern und Mitarbeitern der Hauptforderungen in Papierform auszuhändigen.
Wenn ein Konto Herausforderungen mit sich bringt, die vom Inkassopersonal nicht angemessen angegangen werden können, tritt der Inkassoleiter ein. Er kann direkt mit dem Kunden interagieren und mit ihm verhandeln oder einfach die Kontoaktivität überprüfen und feststellen, ob sie für einen Zahlungsplan geeignet ist oder besser als Abschreibung uneinbringlicher Forderungen verzichtet werden sollte. Wenn ein ungewöhnlich hoher Geldbetrag auf dem Spiel steht oder der Kunde eine nachgewiesene Erfolgsbilanz bei der wirtschaftlichen Erholung vorweisen kann, kann der Inkassobeauftragte die Unterstützung oder den Rat eines leitenden Managers anfordern.
Um ein effektiver Inkasso-Supervisor zu sein, sind ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten erforderlich, da klare Interaktionen zwischen Mitarbeitern, Kunden und Management unerlässlich sind, damit der Betrieb profitabel und erfolgreich ist. Der Vorgesetzte muss auch im Umgang mit verschiedenen Management- und Personalebenen versiert sein, um Konflikte zu erkennen und zu lösen. Die Kommunikation mit externen Stellen kann auch erforderlich sein, um besondere Probleme oder Umstände zu erkennen.
Neben gut entwickelten Menschenkenntnissen muss ein Inkassobeauftragter über Kenntnisse grundlegender Computersoftwareprogramme verfügen. Es kann auch erforderlich sein, dass er sich mit einer unternehmens- oder branchenspezifischen Buchhaltungs- oder Inkassosoftware vertraut macht.