Die häufigsten Fragen im Vorstellungsgespräch sind diejenigen, die versuchen, sowohl die vorhandene Erfahrung des Bewerbers als auch die spezifischen Fähigkeiten, die er oder sie für die Stelle besitzt, einzuschätzen. Dies können Fragen nach der Art der Software sein, die der Bewerber verwendet hat, der Art der Büromaschinen, mit denen er oder sie vertraut ist, und der Anzahl der Wörter, die er pro Minute tippen kann. Fragen im Vorstellungsgespräch können von einem Schreibtest begleitet werden, da es für eine Empfangsdame im Büro sehr wichtig ist, schnell tippen zu können, ohne viele Fehler zu machen.
Andere Fragen im Vorstellungsgespräch ähneln wahrscheinlich den Fragen, die bei jedem anderen Vorstellungsgespräch gestellt werden, in Bezug auf Berufserfahrung, Fähigkeiten und Beispiele dafür, wie der Bewerber mit einer stressigen Situation umgegangen ist. Der Interviewer wird wahrscheinlich wissen wollen, mit wie vielen anderen Personen die Empfangsdame in einem zuvor ausgeübten Bürojob zusammengearbeitet hat, wie er oder sie Konflikte gelöst hat und die Fähigkeit des Bewerbers zum Multitasking und Erledigen einer Reihe verschiedener Aufgaben gleichzeitig genau. Ein Interviewer kann den Bewerber auch bitten, seine eigenen Stärken und Schwächen einzuschätzen.
Organisatorische Fähigkeiten sind auch wichtige Fragen im Vorstellungsgespräch. Die Empfangsdame kann für den Empfang und das Öffnen von Post oder die Pflege eines Ablagesystems verantwortlich sein; Einige Büros benötigen möglicherweise eine neue Empfangsdame, um tatsächlich ein Ablagesystem zu erstellen. Ein Bewerber, der konkrete Beispiele für die Ausübung dieser Art von Arbeit in der Vergangenheit nennen kann, ist oft ein führender Bewerber für eine Stelle. Darüber hinaus sind zwischenmenschliche Fähigkeiten wichtig, wie zum Beispiel die Fähigkeit, das Telefon angenehm zu beantworten oder bei der Begrüßung von Personen, die in ein Büro kommen, durchweg ein höfliches, freundliches Auftreten zu zeigen.
Die häufigsten Fragen im Vorstellungsgespräch betreffen in der Regel die Fähigkeit des Bewerbers, die verschiedenen Gegenstände im Büro zu verwenden, wie z. B. ein Faxgerät, einen Scanner, einen Kopierer und einen Computer. Es wird erwartet, dass jeder, der sich für eine Stelle im Büro bewirbt, über Computerkenntnisse und Vertrautheit mit Software verfügt, die häufig in einem Büro verwendet wird. Dies kann Budget- und Tabellenkalkulationssoftware, Textverarbeitungssoftware oder Diashow-Präsentationssoftware umfassen, um nur einige zu nennen. Je nach Art des Amtes können weitere spezifische Fähigkeiten oder Kenntnisse im Umgang mit bestimmten Computerprogrammen verlangt werden; Diese Informationen sind hilfreich, um vor dem Vorstellungsgespräch zu ermitteln, um auf eventuelle Fragen gut vorbereitet zu sein.