Ein Sonderveranstaltungskoordinator plant und führt Veranstaltungen für Privat- und Firmenkunden durch. Verantwortlich für alle kleinsten Details einer Veranstaltung, beaufsichtigen die in dieser Position oft andere Servicemitarbeiter, einschließlich Vertragsmitarbeiter. Manchmal erfordert eine Stellenbeschreibung für diese Art von Karriere einen Abschluss oder eine andere spezialisierte Ausbildung, während andere nur nachweisbare Erfahrung und einen guten Ruf für qualitativ hochwertige Ergebnisse erfordern.
Auch als Veranstaltungsplaner bekannt, können einige der Veranstaltungen oder Aktivitäten, die ein Koordinator für besondere Veranstaltungen unterstützt, Hochzeiten, Empfänge, Firmenmeetings, Bankette und private Feiern umfassen. Ein Koordinator kann sein eigenes Event-Koordinationsgeschäft besitzen, aber viele sind Angestellte für große Unternehmen und Institutionen. Koordinatoren, die innerhalb eines Unternehmensumfelds arbeiten, werden oft als Teil eines PR- oder Marketingteams herangezogen.
Ein selbstständiger Koordinator für Sonderveranstaltungen kann erforderlich sein, um mehrere Veranstaltungen im gleichen Zeitraum zu koordinieren. Daher muss ein Koordinator in der Lage sein, Aufgaben an andere Fachleute, die in unterstützender Funktion arbeiten, einzustellen und zu delegieren, um sicherzustellen, dass die Details jeder Veranstaltung rechtzeitig und zufriedenstellend bearbeitet werden. Gleichzeitig muss er auch Ausgaben verfolgen, Kundenrechnungen erstellen und für jede Veranstaltung in ständiger Kommunikation mit dem Kunden, dem Veranstaltungspersonal und allen externen Anbietern stehen.
Koordinatoren von Sonderveranstaltungen müssen in der Lage sein, gut mit anderen zusammenzuarbeiten und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Von den meisten wird erwartet, dass sie mit externen Anbietern kommunizieren und Verträge abschließen, um einen Veranstaltungsort zu dekorieren und sicherzustellen, dass Ausrüstung wie Licht- und Tonausrüstung zum Zeitpunkt einer Veranstaltung sicher an Ort und Stelle ist. Sie müssen auch in der Lage sein, Vereinbarungen mit externen Anbietern auszuhandeln, um sicherzustellen, dass die Kosten einer Veranstaltung im Rahmen des Budgets bleiben.
Das durchschnittliche Gehalt für diese Stelle variiert je nach Fachwissen und Erfahrung des Koordinators sowie der Region, in der der Koordinator arbeitet. Das Gehalt eines Koordinators hängt auch von der Art der betreuten Kundschaft und der Art oder Anzahl der pro Jahr koordinierten Veranstaltungen ab. Die Gehälter für freiberufliche Veranstaltungsplaner oder diejenigen, die ihr eigenes Geschäft mit Koordinatoren für Sonderveranstaltungen betreiben, können je nach den Kosten des Kunden und den Beträgen, die an das Hilfspersonal gezahlt werden müssen, schwanken. Die Gehälter der Beschäftigten in Personalpositionen bewegen sich jedoch tendenziell zu einem festgelegten Satz.