Ob von einem bevollmächtigten Vertreter oder von einem Patienten, ein medizinischer Abstractor sucht und ruft Informationen aus den entsprechenden medizinischen Aufzeichnungen ab und bereitet diese Daten zur Vorlage an den Anforderer vor. Expertenwissen in der medizinischen Terminologie und eine genaue Vertrautheit mit medizinischen Verfahren sind für die Arbeit von zentraler Bedeutung und werden in vier Hauptbereichen angewendet: Bearbeitung von Anfragen, Extraktion von Informationen, Prozessverbesserung und Verfolgung der Abrechnung. Darüber hinaus ist ein scharfes Auge fürs Detail erforderlich, um solche Anfragen korrekt und in Übereinstimmung mit etablierten Organisationsverfahren und gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Mitarbeiter oder Auftragnehmer, die in einer solchen Position arbeiten, werden täglich starke organisatorische Fähigkeiten und Multitasking-Fähigkeiten einsetzen. Außerdem muss er oder sie möglicherweise gelegentlich mit einem irrationalen Anforderer umgehen, zusätzlich zum effektiven Umgang mit stressigen Bedingungen.
Die Priorisierung und Bearbeitung von Informationsanfragen sind zwei Aufgaben, die regelmäßig von einem Medical Abstractor ausgeführt werden. Dies erfordert die Verwendung der vom Antragsteller erhaltenen Informationen und den Vergleich dieser Informationen mit entsprechenden medizinischen Aufzeichnungen, um die Genauigkeit und die festgelegte Priorität sicherzustellen. Er bestimmt anhand etablierter organisatorischer Prozesse und Verfahren die Priorität von Anträgen und stellt sicher, dass die erforderlichen Angaben und Unterschriften dem Antrag beigefügt sind und bearbeitet den Antrag in Notsituationen unverzüglich. Darüber hinaus kann er oder sie Patienten und/oder bevollmächtigte Vertreter bei Feststellung von Problemen im Zusammenhang mit der eingegangenen Anfrage sofort kontaktieren, um den Prozess zu beschleunigen.
Das Extrahieren der erforderlichen Informationen zur Erfüllung der Anfrage ist der zentrale Teil der Arbeit des Medical Abstractors. Während dieses Prozesses kann er oder sie auf medizinische Daten aus einer Vielzahl von Quellen zugreifen, die sowohl digitale Medien als auch physische Hardcopys umfassen. Nach dem Abrufen und Verifizieren der erforderlichen Informationen dokumentiert der medizinische Abstractor in der Regel die Anfrage, oft in einer Online-Datenbank zu Nachverfolgungszwecken. Ein Teil dieses Prozesses kann die Erstellung von Rechnungen für Zahlungsaufforderungen umfassen.
Die Dokumentation der Erfüllung der Anfrage ist ebenfalls erforderlich und dient in der Regel zwei Zwecken: dem Nachweis ordnungsgemäßer Verfahren für rechtliche Zwecke und der Gewährleistung eines effizienten Verfahrens. Die Qualitätskontrolle ist zentral für diesen Berichtsprozess mit dem Ziel, Verbesserungs- und/oder Compliance-Möglichkeiten zu identifizieren. Die Beschreibung der erforderlichen Ressourcen und die Übermittlung dieser Ergebnisse an Behörden und interne Prüfer erleichtert die Umsetzung empfohlener Verbesserungen.
Die Rechnungsstellung und der Zahlungseinzug von einem Anforderer können auch Teil der Stellenbeschreibung eines medizinischen Abstractors sein. Bei Zahlungsverzug oder Zahlungsverzug kann er auch schriftliche Mahnungen und mündliche Mahnungen bezüglich fälliger Zahlungen übermitteln. Einem Anforderer akzeptierte Zahlungsmethoden zur Verfügung zu stellen und daran zu arbeiten, diese Zahlung sicherzustellen, ist manchmal Teil der Pflicht des Medical Abstractors.