Ein Meeting-Moderator kann je nach Art des Meetings verschiedene Rollen einnehmen. Er könnte zum Beispiel dafür verantwortlich sein, Protokolle aufzuzeichnen und sicherzustellen, dass Reden, Diskussionen oder Präsentationen termingerecht gehalten werden. Bei einigen Meetings kann es um kontroverse oder emotionale Themen gehen, daher könnte der Moderator in diesem Fall eher als Meeting-Moderator fungieren. Eine weitere typische Aufgabe eines Meeting-Moderators besteht darin, den Dialog relevant zu halten, indem er pausiert oder die Richtung ändert, wenn das Gespräch aus der Bahn gerät. Im Allgemeinen unterstützt und leitet er den Prozess, ohne zu versuchen, das Ergebnis zu beeinflussen.
Organisationen planen Meetings aus einer Vielzahl von Gründen. Sie sind Standardverfahren für viele Arten von Unternehmen, während andere möglicherweise weniger häufig Besprechungen abhalten. Die Arten von Zusammenkünften können von wöchentlichen Mitarbeiterversammlungen bis hin zu mehrtägigen Firmenretreats reichen. Besprechungen können im Büro, an einem externen Standort und sogar online stattfinden. Ein Meeting-Moderator kann ein Mitarbeiter sein, beispielsweise ein Verwaltungsmitarbeiter, oder ein externer Berater, der speziell für die Organisation und Durchführung von Meetings eingestellt wurde.
Vor dem Treffen bereitet sich ein Moderator in der Regel vor, indem er alle relevanten Probleme identifiziert und recherchiert. Er könnte die Tagesordnung erstellen und mit den Sitzungsteilnehmern kommunizieren, sie über die Einzelheiten informieren und Vorabinformationen, wie beispielsweise Diskussionsthemen, bereitstellen. Oft kümmern sich Moderatoren um logistische Details wie die Einrichtung des Tagungsortes mit Notwendigkeiten wie Möbeln, Vorräten und Erfrischungen.
Der Meeting-Moderator wird häufig als Moderator bezeichnet und hat möglicherweise eine Liste von Problemen oder Diskussionsfragen. Er beginnt normalerweise den Dialog und kann sich die Zeit nehmen und das Thema verschieben, um die Diskussion bei Bedarf voranzutreiben. Oft hat er keinen Anteil am Ergebnis, sondern handelt als unparteiischer Vertreter der Organisation. Er kann sich beteiligen, indem er Diskussionen anregt und bestimmten Personen hilft, einen Beitrag zu leisten. Neben persönlichen Notizen kann er auch eine große Tafel oder andere visuelle Hilfsmittel verwenden, um die Diskussion zu ergänzen und Ideen zu erweitern.
Ein Meeting-Moderator fungiert oft auch als Meeting-Recorder. Er kann am Dialog teilnehmen oder nicht, aber seine Hauptaufgabe besteht darin, das Protokoll aufzuzeichnen. Dies geschieht normalerweise durch Schreiben oder Tippen von Hand oder durch Verwendung eines Aufnahmegeräts. Später kann der Rekorder die Notizen transkribieren und Besprechungsprotokolle oder Berichte verteilen.
Ein Merkmal eines guten Moderators für Meetings ist die Fähigkeit, unparteiisch zu sein. Die Aufmerksamkeit für Details zu demonstrieren und den Teilnehmern zu helfen, ihre vorgegebenen Zeiten einzuhalten und gleichzeitig Fortschritte in Richtung ihrer erklärten Ziele zu machen, sind weitere nützliche Fähigkeiten. Im Allgemeinen beinhaltet die Leitung effektiver Meetings auch die Bereitschaft des Meeting-Moderators, die Teilnehmer weiterzuverfolgen und ihnen zu helfen, Maßnahmen zur Erreichung der von ihnen skizzierten Ziele zu ergreifen.
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