Büroassistent ist ein vager Begriff, der viele verschiedene Arten von Jobs in einem Büro beschreiben kann. Es kann manchmal synonym mit Wörtern wie Verwaltungsassistent verwendet werden, oder es kann sich auf Bürounterstützungspersonal beziehen, das die Arbeit von Verwaltungsassistenten, Assistenten der Geschäftsleitung oder Sekretärinnen unterstützt. Der durchschnittliche Büroassistent kann eine Vielzahl von Jobs in der Büroumgebung ausführen und benötigt im Allgemeinen grundlegende Bürokenntnisse für den Job.
Ein Büroassistent dieser letzten Art kann eine der folgenden Aufgaben ausführen:
Anrufbeantworter
Informationen ablegen und organisieren
Nachrichten annehmen
Besorgungen machen
Art
Dateneingabe oder Textverarbeitung durchführen
Arbeiten Sie, um andere Büromitarbeiter zu unterstützen
Bedienen von Bürogeräten wie Kopierern oder Faxgeräten
Verwenden Sie bestimmte Programme wie Microsoft Word, Excel oder Access
Bieten Sie Kundensupport an
Hilfe bei der Bürobuchhaltung
Fortgeschrittenere Büroassistenten könnten für den Betrieb eines Büros verantwortlich sein, Führungskräfte direkt unterstützen und andere Büroangestellte beaufsichtigen. Wenn die Unterstützung von Führungskräften oder hochrangigen Mitarbeitern direkter ist, kann die Büroassistentin in der Regel als Verwaltungs- oder Führungsassistentin bezeichnet werden. Beaufsichtigt der Büroassistent andere Mitarbeiter, kann er als Büroleiter bezeichnet werden.
Büroassistenten müssen häufig „Alleskönner“ sein. Sie müssen über gute Schreibfähigkeiten verfügen, bereit sein, Aufträge anderer Mitarbeiter anzunehmen, bereit sein, in verschiedenen Funktionen zu arbeiten, und mindestens Anfangskenntnisse in typischer Bürosoftware haben. Die Arbeit kann von Tag zu Tag variieren und kann von den aktuellen Bedürfnissen des Büros abhängen. Möglicherweise geben Sie an einem Tag Daten ein, am nächsten Tag ein und senden an einem anderen Tag Werbematerial per Fax oder Post. Wenn das Büro kundendienstorientiert ist, kann das Ausmaß Ihrer Beschäftigung manchmal vom Kundenverkehr abhängen.
Ein Büroassistent kann Zertifikatsprogramme durch Handelsschulen oder Community Colleges abgeschlossen haben. Andere haben Abitur, und nur wenige haben auch das nicht. Die wichtigsten Fähigkeiten, die gefragt sind, sind die Fähigkeit, schnell und genau zu tippen, gute Umgangsformen am Telefon, gute Umgangsformen und nachweisliche Organisationsfähigkeit. Andere Unternehmen möchten sicherstellen, dass Sie mit Office-Software arbeiten können, und einige Unternehmen verlangen, dass Sie Tests mit dieser Software durchführen, um die Leistungsfähigkeit nachzuweisen.
Wenn Büroassistenten wirklich direkte Assistenten von Fachleuten sind, kann ihre Arbeit konzentrierter sein. Sie erledigen im Wesentlichen alle Büroaufgaben, die für den Profi erforderlich sind. Verwaltungs- und Direktionsassistenten haben tendenziell mehr Erfahrung mit Bürosoftware und fungieren oft als Vermittler für Kunden und deren Führungskräfte. Sie können Büros leiten und Büroassistenten einstellen und entlassen, die ihnen bei ihrer Arbeit zur Unterstützung der Fachkraft zur Seite stehen.
Da der Begriff so viel bedeuten kann, kann die Gehaltsspanne auch variabel sein. Der Büroassistent mit minimalen Bürokenntnissen kann wenig über dem Mindestlohn verdienen. Verwaltungsassistenten können ein höheres Gehalt verlangen, mit einem durchschnittlichen Gehalt im Bereich von 30,000 US-Dollar (USD). Viele verdienen viel mehr, abhängig von ihrer Erfahrung und ihrer beruflichen Verantwortung.