Bürobuchhaltung ist der Prozess der Führung der Finanzunterlagen für ein Büro; es ähnelt der Buchhaltung, ist aber oft etwas einfacher. Im Gegensatz zu Buchhaltern benötigen Personen, die Buchhaltung für ein Büro führen, oft keine spezielle Lizenz, obwohl natürlich Buchhaltungs- oder Wirtschaftsbuchhaltungserfahrung sehr von Vorteil ist. Die Bürobuchhaltung erfordert eine sorgfältige Aufzeichnung aller Ausgaben sowie aller Einnahmen, die das Amt erwirtschaftet; die Aufzeichnungen sollten stets aktuell gehalten und regelmäßig sorgfältig abgeglichen werden, um sicherzustellen, dass keine Fehler gemacht wurden.
Die Bürobuchhaltung wird verwendet, um Verluste, die dem Unternehmen entstehen, sowie Gewinne im Laufe des Jahres zu verfolgen. Diese Informationen werden vom Unternehmen selbst sowie für steuerliche Zwecke verwendet. Für steuerliche Zwecke ist eine sorgfältige Bürobuchführung sehr wichtig, denn diese bestimmt die Höhe der Steuern, die das Unternehmen schuldet. Darüber hinaus kann der Internal Revenue Service die Buchhaltungsunterlagen anfordern, um etwaige Unstimmigkeiten in einer eingereichten Steuererklärung zu beheben. Sind die Aufzeichnungen unrichtig, kann dies schwerwiegende rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Die in der Bürobuchhaltung enthaltenen Informationen umfassen alle Transaktionen, die das Büro hat. Dazu gehören Bargeld-, Scheck- oder Kreditkartentransaktionen mit Kunden; Gehaltszahlungen an Mitarbeiter; alle Zahlungen an Lieferanten, die Artikel an das Büro liefern; täglicher Umsatz oder Einkommen; und alle anderen Finanztransaktionen, die stattfinden. Die Art und Weise, mit der die Bücher geführt werden, wird sicherlich in verschiedenen Büros variieren, je nach Art des Geschäfts, aber es ist am besten, eine klare Methode zu entwickeln, die jeder versteht, und dann daran festzuhalten.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Buchhaltung im Büro zu führen. Einige Büros stellen einen Buchhalter allein für diese Arbeit ein, und andere stellen einen Buchhalter ein, wenn die Finanzen komplizierter sind. Einige Büros werden die Verantwortung einer Reihe verschiedener Mitarbeiter übernehmen und die Buchhaltungsunterlagen über ein Computersoftwareprogramm führen. Jede dieser Methoden kann funktionieren, aber auch hier ist Genauigkeit von größter Bedeutung, wenn man die Praktiken der Bürobuchhaltung in Betracht zieht. Die Buchhaltungsunterlagen können dann vom Geschäftsinhaber oder Manager untersucht werden, um Bereiche zu bestimmen, in denen Ausgaben gekürzt werden können oder wo andere Änderungen vorgenommen werden müssen.