Die allgemeinen Aufgaben einer Sekretärin können unterschiedlich sein, und eine besondere Art von Sekretärin, die ausschließlich für eine Person arbeitet, wird als persönliches Sekretariat bezeichnet. Dieser Mitarbeiter wird eine unterstützende Rolle spielen, die sich eher um die beruflichen Bedürfnisse einer Einzelperson, in der Regel einer Führungskraft oder einer anderen wichtigen Organisationsleiterin, als um eine Gruppe von Personen innerhalb eines Büros kümmert. Zu den spezifischen Aufgaben eines persönlichen Sekretärs können die Aufrechterhaltung eines Zeitplans, die Kontaktaufnahme mit Anbietern, die Buchung von Reisen, die Organisation von Meetings, die Pflege des Kontakts mit der Presse und vieles mehr gehören.
Die Rolle des persönlichen Sekretärs kann sich von Tag zu Tag ändern, wenn sich die Bedürfnisse eines Arbeitgebers ändern. Ein Großteil der Arbeit des Sekretärs kann in einem Büro stattfinden, und er oder sie kann für das Ablegen von Papierkram, das Nachverfolgen von Rechnungen und anderen Zahlungspapieren, das Beantworten von Telefonanrufen und E-Mails, das Treffen mit Kunden oder anderen Bürobesuchern und in in einigen Fällen sogar die Beaufsichtigung eines Assistentenstabs. Außerhalb des Büros kann eine persönliche Sekretärin mit einem Arbeitgeber reisen, Hotelreservierungen und Flüge buchen und sich außerhalb des Büros um andere berufliche Bedürfnisse des Arbeitgebers kümmern.
In den meisten Fällen hat die persönliche Sekretärin vor ihrem Aufstieg viele Jahre in einer bestimmten Branche oder einem bestimmten Büro als Sekretärin der Einstiegs- oder Mittelstufe gearbeitet. Viele Sekretärinnen erwerben postsekundäre Abschlüsse, um sich für höhere Verantwortungspositionen besser zu qualifizieren. Es kann auch erforderlich sein, einige branchenspezifische Qualifikationen zu erwerben; Dies ist besonders wichtig, wenn der persönliche Sekretär Papierkram bearbeitet, der sich direkt auf die Branche bezieht. In einer medizinischen Umgebung muss die Sekretärin beispielsweise möglicherweise einen Kurs in medizinischer Terminologie belegen, damit sie verschiedene Begriffe versteht, die zur Klassifizierung bestimmter Papiere verwendet werden. Anwaltssekretäre müssen verschiedene Arten von juristischer Terminologie verstehen, um Papierkram oder andere Korrespondenz im Zusammenhang mit der Stelle zu verwalten.
Es ist wichtig, dass der persönliche Sekretär äußerst anpassungsfähig ist, da sich seine oder ihre Aufgaben von Moment zu Moment ändern können. Der Job kann in einigen Umgebungen ziemlich stressig sein, und einige Arbeitgeber werden viel anspruchsvoller sein als andere. Die Fähigkeit, effektiv zu kommunizieren, ist unerlässlich, da die Sekretärin einen Großteil ihrer Zeit damit verbringt, sich mit anderen zu koordinieren, mit der Öffentlichkeit zu interagieren und die Korrespondenz im Namen ihres Arbeitgebers oder ihrer Arbeitgeber zu verwalten. In einigen Fällen kann die Sekretärin mehr als einen Arbeitgeber besuchen, was bedeutet, dass sie mehrere Arbeitsbelastungen ausgleichen muss.