Ein professioneller Veranstaltungsplaner ist ein Mann oder eine Frau, die verschiedene geschäftliche, öffentliche und private Veranstaltungen und Meetings organisiert, einrichtet und verwaltet. Er oder sie findet geeignete Veranstaltungsorte, verhandelt Tage, Zeiten und Preise und ermittelt den Bedarf an Essen, Getränken, Tischen und Ausrüstung. Viele Veranstaltungsplaner nehmen tatsächlich an den von ihnen organisierten Kongressen, Tagungen oder Konzerten teil, um sicherzustellen, dass alle Bedürfnisse der Teilnehmer erfüllt werden. Ein Fachmann kann bei einer Planungsfirma, einem internen Ausschuss eines Unternehmens angestellt sein oder ein unabhängiges Unternehmen führen.
In die Planung einer Großveranstaltung muss viel Zeit und Mühe investiert werden. Viele Unternehmen, Regierungsbehörden und Organisationen haben einfach nicht die Zeit, Erfahrung und Ressourcen, um ein qualitativ hochwertiges Treffen zu organisieren. Ein professioneller Eventplaner kann Kunden und Unternehmen entlasten, indem er alle Aufgaben bei der Planung und Durchführung eines Kongresses übernimmt. Er oder sie erhält normalerweise eine grundlegende Vorstellung davon, worum es bei einer Veranstaltung geht, einschließlich der Gründe, warum sie stattfindet, Informationen zum Budget und der Anzahl der anwesenden Personen. Der Veranstaltungsplaner sucht dann nach den besten Veranstaltungsorten, verhandelt Preise und legt Termine und Zeiten fest.
Je nach Art der Zusammenkunft muss ein professioneller Veranstaltungsplaner für Seminare und Konferenzen Catering, Unterhaltung oder spezielles Equipment wie Mikrofone, Videorekorder und Projektoren organisieren. Ist alles geplant, kümmert sich der Veranstaltungsplaner um die Anordnung von Stühlen, Tischen und Dekorationen und übernimmt weitere vorbereitende Aufgaben vor Ort. Er oder sie besucht oft Veranstaltungen und sorgt dafür, dass Essen und Erfrischungen nicht ausgehen und ihre Kunden mit ihrer Arbeit zufrieden sind.
Viele Veranstaltungsplaner arbeiten für große Planungsfirmen, wo ihnen in der Regel bestimmte Aufgaben zugewiesen werden, wie z. B. die Festsetzung von Tarifen oder die Suche nach geeigneten Locations. Ein selbstständiger professioneller Veranstaltungsplaner übernimmt jedoch oft alle damit verbundenen Aufgaben, einschließlich Werbung, Marketing, Finanzierung und Betreuung von Veranstaltungen. Die Arbeit kann hektisch sein, doch ein erfahrener Profi trifft alle notwendigen Vorkehrungen und Vorbereitungen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Es gibt keine festen Voraussetzungen, um ein professioneller Veranstaltungsplaner zu werden, obwohl viele Menschen einen Associate- oder Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Öffentlichkeitsarbeit, Kommunikation oder Finanzen haben. Viele nationale Organisationen bieten Mitgliedschaften und freiwillige Zertifizierungstests für Veranstaltungsplaner an, die einem Fachmann helfen können, seine Qualifikationen und seine Chancen auf Jobsuche zu verbessern. Die Zertifizierung ist besonders für selbstständige Planer wichtig, damit Kunden sicher sein können, dass sie es mit Profis zu tun haben.