In der Welt des Projektmanagements sorgt der Projektcontroller für die finanzielle Gesundheit von Projekten. Jedes Projekt, das ein Unternehmen versucht, ist ein finanzielles Risiko. Die Aufgabe des Projektcontrollers besteht darin, sicherzustellen, dass ein Unternehmen nicht Millionen von Dollar für ein Projekt mit einem Nettowert von nur Tausenden verschwendet. Der Projektcontroller ist oft das geschäftliche Gewissen des Projektleiters.
Die meisten Ressourcen in einem Projekt haben das Ziel, das Projekt abzuschließen. Nur der finanzielle Teil des Teams hat seine Ziele in Dollar gemessen. Dieser Job wird manchmal als Projektfinanzanalyst bezeichnet. Dieser Titel bedeutet, dass der Projektcontroller die letzte finanzielle Verantwortung für die Projektaktivitäten trägt.
Ein Projekt ist definiert als eine temporäre Ansammlung von Arbeitsaufgaben, die darauf ausgerichtet sind, ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Projekte geraten oft außer Kontrolle, sollen aber letztlich einen Wert für das Unternehmen haben. Jedes Projekt hat eine Liste erforderlicher Aufgaben, die als kritischer Pfad bezeichnet werden. Dann gibt es andere Aufgaben, die als assoziierte Aufgaben bezeichnet werden und die entlang dieses kritischen Pfads auftreten können oder auch nicht.
Ein Beispiel für einen kritischen Pfad in einem Projekt zur Reparatur eines Autos mit einem defekten Motor wären alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Reparatur des Motors. Damit verbundene Aufgaben können beispielsweise das Lackieren des Autos in einer neuen Farbe sein, was für den Abschluss des Projekts nicht unbedingt erforderlich ist. Der Projektcontroller würde den Prozess aus finanzieller Sicht betrachten, die Kosten des Autos betrachten und wie man mit dem Auto einen Gewinn erzielen kann. Er würde dann die Marge im Projekt unter Berücksichtigung der letzten Ausgaben des Projektleiters berechnen. Diese Berechnung bildet den Nettowert des Projekts.
Der Projektcontroller sollte ein zentrales Element im Projektmanagementprozess sein, nur grüne Beleuchtungsprojekte, die ein Gewinn- oder Effizienzpotenzial haben. Diese führen in der Regel zu Einspar- und Gewinnpotenzialen für das Unternehmen. Die überwältigende Tendenz besteht oft darin, zu viel für Projekte auszugeben und sich auf konkrete aufgabenorientierte Ziele statt auf finanzielle Ziele zu konzentrieren. Dies lässt Entwicklungsteams, Bauteams und Forscher Geld ausgeben, die sie nicht sollten. Jemand muss diesen Prozess beobachten und dafür ist der Projektcontroller verantwortlich.
Auch wenn die Aufgabe des Projektcontrollers nicht allzu anspruchsvoll klingt, muss er alle Seiten und Überlegungen eines Projekts abwägen. Er muss entscheiden, welche Mittel für den Erfolg des Projekts erforderlich sind und welche Mittel als unnötiger Aufwand gekürzt werden können. Es ist so etwas wie ein Glücksspiel. So gewissenhaft der Projektcontroller seine Arbeit auch verrichtet, es gibt keine Garantie dafür, dass das Projekt jemals den prognostizierten Erfolg erzielen wird.