Im Großen und Ganzen spielt ein freiberuflicher Personalvermittler zwischen einer Einzelperson und einer größeren Gruppe. Sogenannte Headhunter stellen vielleicht den größten Anteil an freiberuflichen Personalvermittlern. Insbesondere helfen freiberufliche Personalvermittler Organisationen, Stellen mit qualifizierten Personen zu besetzen. Sie arbeiten als unabhängige Auftragnehmer und kontaktieren und sammeln in erster Linie Materialien von potenziellen Kandidaten. Sport-Recruiter und Militär-Recruiter können in einigen Bereichen auch als Freiberufler tätig sein.
Wenn Personen an Personalvermittler denken, denken sie traditionell an Personen, die von Organisationen eingestellt werden, um eine neue Mitgliedschaft in einer Organisation zu gewinnen. Diese Recruiter lokalisieren und sprechen mit Interessenten. Ihre Hauptaufgabe ist im Wesentlichen ein starkes Verkaufsargument für das Unternehmen, das potenzielle Kunden dazu bringt, sich anzuschließen.
Anwerber der Armee können beispielsweise Gymnasien oder andere von jungen Leuten bevölkerte Gebiete besuchen, um junge Männer und Frauen zu finden, die für den Dienst geeignet sind. Sportrecruiter hingegen werden von Bildungseinrichtungen oder professionellen Sportteams angestellt, um vielversprechende Athleten zu finden, zu verfolgen und zu kontaktieren. Forschung und Vernetzung sind in den Anfangsphasen dieses Prozesses wichtig, während die Kommunikation über Besuche, Telefonate und andere Orte für die letzten Schritte der Rekrutierung unerlässlich ist.
Einige freiberufliche Personalvermittler werden auch von Unternehmen angestellt, um solide Jobaussichten zu finden. Wenn sie eingestellt werden, können freiberufliche Personalvermittler vor Ort in der Personalabteilung des Unternehmens arbeiten oder Angelegenheiten hauptsächlich außerhalb des Standorts per E-Mail, Telefon und anderen Kommunikationsmethoden erledigen. Sie können unter anderem über traditionelles Networking, soziale Netzwerke und die Einrichtung von Geschäften auf Jobmessen nach Perspektiven suchen. Darüber hinaus sammelt der freiberufliche Personalvermittler Lebensläufe, Referenzen und alle anderen verwandten Informationen von potenziellen Kunden und kann auch Vorstellungsgespräche organisieren. Auch der Kontakt zu potenziellen Mitarbeitern sollte im Vordergrund stehen.
Erfolgreiche freiberufliche Personalvermittler verfügen wahrscheinlich über bestimmte Fähigkeiten und Kenntnisse. Sie verfügen in der Regel über eine Fähigkeit für Marketing und Vertrieb, die es ihnen ermöglicht, ein effektives Verkaufsgespräch für ihren Kunden zu gestalten. Darüber hinaus sind Kenntnisse über grundlegende Geschäftsprotokolle insbesondere im Personalbereich von Vorteil. Mit diesen Bedürfnissen gehen eine starke soziale Kompetenz und ein gutes Netzwerk an Kontakten einher. Darüber hinaus ist eine beträchtliche Anzahl freiberuflicher Personalvermittler auf ein bestimmtes Berufsfeld wie Technologie oder medizinische Versorgung spezialisiert.
Freiberufliche Tätigkeiten unterscheiden sich von traditionellen Anstellungsverhältnissen dadurch, dass Einzelpersonen ihre Dienste als selbstständige unabhängige Auftragnehmer anbieten. Mit anderen Worten, der freiberufliche Personalvermittler wird nicht von einer einzigen Organisation oder Agentur angestellt. Vielmehr übernimmt der Freelancer mehrere Auftraggeber, meist befristet. Solide Eigenwerbung kann freiberuflichen Personalvermittlern helfen, einen Kundenstamm aufzubauen, z. B. durch den Aufbau einer professionellen Website und Online- oder Print-Werbung. Sobald ein Recruiter eine Reihe zufriedener Kunden gewonnen hat, kann er oder sie durch Mund-zu-Mund-Propaganda durch einen guten Ruf erfolgreich werden. Ein freiberuflicher Personalvermittler legt auch seine eigenen Gebühren fest.