Wie der Begriff schon sagt, ist ein Lieferant für Qualitätssicherung (QS) eine Person, die sicherstellt, dass ein bestimmtes Produkt den branchenüblichen Standards entspricht, bevor es von einer empfangenden Partei verpackt, versandt, verkauft oder akzeptiert wird. Sie prüfen die Produkte physisch und führen branchenspezifische Tests durch, um herauszufinden, ob sie den anerkannten Qualitätsstandards entsprechen. Diese Qualitätsrichtlinien werden für jedes Produkt und jede Branche festgelegt. Wenn sie nicht eingehalten werden, wird der Artikel an den Hersteller zurückgeschickt oder sogar zurückgerufen, wenn er eine Gefahr für die Öffentlichkeit darstellt.
Im Allgemeinen wird ein Produkt auf Konformität getestet, um die Mindestqualitätsstandards zu erfüllen oder zu übertreffen. Es sollte daher nicht davon ausgegangen werden, dass ein Produkt, nur weil es die Qualitätssicherungsprüfungen besteht, ein qualitativ hochwertiges Produkt ist. Die Bedeutung des Wortes Qualität, wie es in alltäglichen Gesprächen verwendet wird, unterscheidet sich von seiner Verwendung in der Fertigungsindustrie. Qualität im täglichen Gebrauch bedeutet Exzellenz oder Überlegenheit, während sie in der Herstellung bedeutet, dass sie den Mindeststandards entspricht, die vom Qualitätssicherungslieferanten festgelegt und akzeptiert wurden.
Produkte können besichtigt und getestet werden, noch bevor sie vollständig fertiggestellt oder hergestellt sind. Dabei überwachen sie die Prozesse während der Herstellung oder Produktion und überprüfen die Qualität der Rohstoffe und Kleinteile, die in das Endprodukt einfließen. Dies ist insbesondere in Massenproduktionssituationen erforderlich, da es möglicherweise nicht möglich ist, jeden einzelnen Artikel in der Montagelinie zu überprüfen. Einfacher und zeitsparender ist eine Stichprobenkontrolle, die die Konformität mit den geforderten Qualitätsstandards sicherstellt.
Ein Qualitätssicherungslieferant wird zur systematischen Überwachung und Bewertung der verschiedenen Prozesse in der Produktion und ihrer vielfältigen Aspekte geschult. Dieses Feld wird als Qualitätssicherung bezeichnet. Es ist ein notwendiger Bestandteil aller produzierenden Industrien. Ein QS-Lieferant kann jedoch auch die Qualität der Dienstleistungen anstelle der Produkte überwachen. Es ist üblich, dass sich Unternehmen, die in der Beratung, im Bankwesen, im Einzelhandel und in der Entwicklung von Computersoftware tätig sind, um nur einige zu nennen, einer regelmäßigen Qualitätskontrolle unterziehen. Dies geschieht durch Beobachten von Prozessen, Führen von Interviews und Beobachten von Verhaltensmustern, die entweder zur Erreichung der gewünschten Qualität beitragen oder diese beeinträchtigen. Auch Leistungen, die in der Regel nicht zum Geschäftsumfang gehören, können zur Qualitätssicherung überwacht werden. Ein hervorragendes Beispiel sind Bildungsdienstleistungen im öffentlichen Sektor.
Die Ausbildung und Qualifikationen eines Qualitätssicherungsanbieters variieren zwangsläufig stark, je nachdem, welches Produkt oder welche Dienstleistung er überwacht, inspiziert oder testet. Die Stellenbeschreibung eines Qualitätssicherungs-Lieferanten von jemandem, der mit Produkten in der Fertigungsindustrie arbeitet, wird sich radikal von dem eines anderen unterscheiden, der Dienstleistungen wie Konstruktionsarbeiten oder Übersetzungsdienste beobachtet und überwacht. Typischerweise ist im Fall eines Qualitätssicherungsanbieters, der an der Bewertung von Dienstleistungen beteiligt ist, ein höheres Bildungs- und Schulungsniveau erforderlich.