Ein Schulsekretär ist ein Verwaltungsfachmann, der in einem Bildungsumfeld arbeitet, typischerweise einer Grund-, Mittel- oder Oberschule. Diese Person wird im Front Office arbeiten und ist in der Regel eine der ersten Personen, die eine Person beim Betreten der Schule sieht; Tatsächlich ist es eine der Hauptaufgaben einer Schulsekretärin, Leute zu begrüßen, die in die Schule kommen, und sie an den richtigen Ort zu leiten. Diese Person kann neben zahlreichen anderen Aufgaben auch Telefone beantworten, E-Mails bearbeiten und Abwesenheiten von Schülern aufzeichnen. Einige Sekretärinnen arbeiten nur während des Schuljahres, während andere das ganze Jahr über arbeiten.
Die Jobs einer Grundschul-, Mittel- oder Oberschulsekretärin sind im Allgemeinen nicht allzu unterschiedlich, obwohl die Oberschulen oft eine Reihe von Sekretärinnen für verschiedene Abteilungen haben. Kleinere Schulen müssen dies möglicherweise nicht tun. Die Unterstützung der Schulleitung sowie der Eltern und Schüler ist die Hauptaufgabe einer Schulsekretärin. Aus diesem Grund kennt diese Person die Schule und das andere Personal und kann Fragen auf seine Weise beantworten. Schüler, die wegen Fehlverhaltens oder aus anderen Gründen ins Büro geschickt werden, müssen möglicherweise zuerst die Sekretärin aufsuchen, daher ist es wichtig, dass sie auch die Regeln oder den Verhaltenskodex für die Schule kennt.
Für eine Schulsekretärin ist es wichtig zu wissen, wie man verschiedene Arten von Bürogeräten, insbesondere einen Computer, bedient. Er oder sie muss normalerweise neben anderen Geräten auch ein Faxgerät, ein Kopiergerät und ein Telefon mit mehreren Leitungen verwenden. Die meisten Sekretärinnen verbringen einen Großteil des Tages mit Multitasking und müssen in der Lage sein, verschiedene Dinge gleichzeitig zu verfolgen. Eine Schulsekretärin kann beispielsweise für die Erfassung der Abwesenheiten von Schülern und die Erstellung von Berichten am Vormittag verantwortlich sein, während sie gleichzeitig alle anderen administrativen Aufgaben erledigt.
Für Verwaltungsbeamte auf höherer Ebene in einer Schule, wie zum Beispiel ein Schulleiter oder ein Bezirksleiter, könnte ein Schulsekretär nur für diese einzelne Person arbeiten. Diese Art von Sekretärin wird normalerweise nicht so oft mit den Studenten interagieren, sondern stattdessen da sein, um administrative Unterstützung zu leisten. Dies kann Dinge wie die Planung, das Einrichten von Besprechungen, das Verfassen von Briefen oder Memos oder andere Aufgaben umfassen, die den täglichen Betrieb der Schule unterstützen. Diese Art von Sekretärinnen sind diejenigen, die oft das ganze Jahr über arbeiten müssen.