Ein Stadtschreiber ist die Person, die für die Verwaltungsaufgaben einer Stadt verantwortlich ist. Seine Aufgabe ist es, den täglichen Betrieb effizient und genau am Laufen zu halten. Er unterstützt in der Regel den Stadtdirektor sowie den Bürgermeister, den Stadtrat und alle anderen direkt an der Verwaltung der Stadt beteiligten Personen.
Neben der Pflege aller amtlichen Akten und Aufzeichnungen überwacht der Sachbearbeiter auch regelmäßig die steuerlichen Vorgänge wie die Bezahlung von Lieferanten und Lieferanten. Er ist in der Regel verpflichtet, Budgets vorzubereiten, die Richtigkeit und Gültigkeit der Ausgaben zu überprüfen und Anträge auf Budgetrevision beim Stadtvorstand einzureichen. Die Kassenmittel für allgemeine Bürokosten liegen in der Regel in seiner Verantwortung.
Wenn die Stadtverwaltungsstruktur einen Stadtrat und einen Bürgermeister umfasst, muss der Stadtschreiber in der Regel die Tagesordnungen für jede ihrer Sitzungen vorbereiten und die Stadtkommissionen benachrichtigen, wenn ihre Eingabe für bestimmte Tagesordnungspunkte erforderlich ist. Zu diesen Kommissionen gehören häufig die Planungs- und Umweltkommissionen sowie der Design Review Board und der öffentliche Betriebsrat. Üblicherweise stellt der Sachbearbeiter die Tagesordnungspakete zusammen und verteilt sie an die Ratsmitglieder. Protokolle der Sitzungen werden in der Regel vom Sekretär erstellt und bearbeitet und nach Abschluss an die Ratsmitglieder verteilt.
Wenn die Stadt Wahlen abhält, ist der Stadtschreiber häufig für die Einzelheiten der Kommunalwahlen zuständig. Dies umfasst in der Regel die Vorbereitung und Prüfung der Stimmzettelinformationen sowie die Verteilung der Stimmzettel per Post oder im Rathaus. Die Anstellung und Ausbildung von Wahlhelfern gehört ebenso zu seinen Aufgaben wie das Auszählen und Prüfen der Wahlergebnisse.
Wenn Gemeindeordnungen oder Stadtordnungen geändert werden, ist der Sachbearbeiter normalerweise verpflichtet, sicherzustellen, dass ordnungsgemäße Benachrichtigungen über die Maßnahmen in lokalen Zeitungen veröffentlicht werden. Bei öffentlichen Anhörungen zu Angelegenheiten, die die Bürger betreffen, wird von ihm üblicherweise erwartet, dass er die Sitzungen rechtzeitig bekannt gibt. Alle Akten und historischen Aufzeichnungen über die Stadtregierung werden traditionell vom Stadtschreiber an einem sicheren Ort aufbewahrt.
Dieser Sachbearbeiter ist normalerweise für die Überprüfung, Einstellung und Verwaltung seines Hilfspersonals verantwortlich. Wenn städtische Gebäude oder Liegenschaften repariert oder gewartet werden müssen, werden die öffentlichen Ausschreibungen und die Angebotsbearbeitung in der Regel vom städtischen Sachbearbeiter verwaltet. Verträge mit den gewinnenden Auftragnehmern werden in der Regel vom Sachbearbeiter beaufsichtigt.
Die Qualifikation für eine Stelle als Stadtschreiber/in umfasst in der Regel ein Abitur oder einen gleichwertigen Abschluss. Die meisten Städte bevorzugen einen Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich. Erfahrung in Office Management oder administrativer Unterstützung ist von Vorteil. Um die vielfältigen Aufgaben einer Person mit diesem Job zu bewältigen, sind in der Regel vorbildliche organisatorische Fähigkeiten erforderlich.