Die Organisation der Logistik einer Wandershow, eines Kongresses oder einer anderen Veranstaltung liegt normalerweise in der Verantwortung eines Tourkoordinators. Diese Person plant normalerweise die Reiseroute, die Unterkunft und andere Vorkehrungen. Neben der Planung übernimmt ein Tourkoordinator in der Regel die meisten Aufgaben vor der Produktion und wertet den Erfolg danach aus. Während in der Regel kein bestimmter Abschluss erforderlich ist, kann ein Abschluss in einem Bereich wie Wirtschaft, Werbung oder Reisen und Tourismus hilfreich sein.
Ein Tour-Koordinator beginnt in der Regel mit der Veranstaltungsplanung lange bevor sie überhaupt stattfindet. Dies umfasst in der Regel die Bewertung von Kosten, potenziellen Einnahmen und Zinsen. Fehlendes Interesse an einem bestimmten Thema kann zu geringeren Einnahmen als die Produktionskosten führen, was zur Stornierung weiterer Pläne führen kann. Die Bestimmung des Bedarfs und des Wunsches für die Funktion ist normalerweise der erste Schritt, um zu entscheiden, ob die Pläne weitergeführt werden sollen.
Wenn die Funktion Erfolgspotenzial hat, übernimmt normalerweise ein Tourkoordinator die Aufgabe, die gesamte Logistik sicherzustellen. Es ist wichtig zu wissen, wie viel Umsatz vorhanden ist, um mit der Planung zu beginnen. Das Auffinden dieser Informationen liegt normalerweise in der Verantwortung des Planungsverantwortlichen. Fundraising oder Sponsoring können Optionen sein, um herauszufinden, ob Ressourcen benötigt werden, um die Produktion des Projekts zu unterstützen.
Sobald dies abgeschlossen ist, legt der Tourkoordinator Dinge wie die Orte, an denen die Tour stattfindet, die Dauer der Tour sowie die Reise- und Unterkunftsregelungen für das Personal fest. Dies erfordert möglicherweise, mehrere Zeitpläne gleichzeitig zu jonglieren, um sicherzustellen, dass alle zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. starke Multitasking- und Organisationsfähigkeiten werden wahrscheinlich jemandem in dieser Position helfen. Ein Job wie dieser erfordert oft einen flexiblen Zeitplan, der genügend Zeit für Reisen bietet. Die Person wird in der Regel mit der Veranstaltung reisen, um sicherzustellen, dass jedes Detail berücksichtigt wird und um eventuell auftretende Probleme zu lösen. Es ist möglich, dass er während der Arbeit an einer Funktion auch andere plant.
Die Öffentlichkeitsarbeit kann auch in der Verantwortung einer Person liegen, die in dieser Funktion tätig ist, was in der Regel lokale Werbeaktivitäten sowie Radio- und Printwerbung umfasst. Viele Menschen finden es vorteilhaft, das Internet auch für ihre Öffentlichkeitsarbeit zu nutzen. Am Ende einer Produktion bewertet ein Tourkoordinator normalerweise, was gut funktioniert hat und was verbessert werden könnte, um erfolgreiche Strategien für eine andere Veranstaltung und Verbesserungsbereiche festzulegen. Die Verwendung dieser Informationen zur Planung zukünftiger Funktionen ist normalerweise ein wichtiger Aspekt der Arbeit.