Payroll-Trainees sind Berufseinsteiger, die vor dem Übergang in eine Festanstellung als Lohnbuchhalterin eine Ausbildung am Arbeitsplatz absolvieren. Wie ein gelernter Sachbearbeiter verarbeitet ein Auszubildender in der Lohnbuchhaltung die Lohnzahlungen der Mitarbeiter und nimmt die erforderlichen Abzüge zur Deckung von Steuern und anderen Kosten vor. Auszubildende arbeiten in der Regel unter der direkten Aufsicht erfahrener Sachbearbeiter oder Abteilungsleiter.
In der Regel muss ein Auszubildender in der Gehaltsbuchhaltung einen Highschool-Abschluss haben, aber die meisten Unternehmen erwarten von den Auszubildenden keinen Hochschulabschluss, da es sich bei Sachbearbeitertätigkeiten normalerweise um Einstiegspositionen handelt. Den Auszubildenden wird gezeigt, wie sie Mitarbeiterzeitkarten lesen, die Informationen wie die Arbeitszeit des Mitarbeiters enthalten. Arbeitsgesetze in einigen Ländern verlangen von Arbeitgebern, Arbeitnehmern, deren wöchentliche Arbeitszeit bestimmte Höchstgrenzen überschreitet, zusätzliches Geld oder Überstunden zu zahlen. Firmen verwenden Lohnabrechnungscodes, um reguläre Arbeitszeiten von Überstunden, Urlaubs- und Krankheitszeiten zu unterscheiden. Während der ersten Orientierungsphase werden den Auszubildenden die verschiedenen Lohncodes und die Eingabe von Informationen in Lohnsysteme und Software vermittelt.
In vielen Ländern sind Arbeitgeber verpflichtet, Steuern vom Lohn der Arbeitnehmer einzubehalten, und Gehaltsabrechnungskräfte und Auszubildende sind für die Berechnung dieser obligatorischen Quellensteuer verantwortlich. Sachbearbeiter berechnen den Jahreslohn der Mitarbeiter und verwenden eine Steuersatzmatrix, um die Höhe der Steuern zu bestimmen, die jeder Mitarbeiter zahlen muss. Daher muss ein Auszubildender in der Lohnbuchhaltung über gute Mathematikkenntnisse und ein Auge fürs Detail verfügen. Darüber hinaus können Arbeitnehmer in einigen Ländern Vorsteuerbeiträge zu Renten- und Gesundheitskonten leisten. In diesem Fall müssen Angestellte und Auszubildende Geld von ihren Gehaltsschecks abziehen und Vorkehrungen treffen, dass das Geld auf die entsprechenden Konten eingezahlt wird.
Gelegentlich machen Abteilungsleiter und Mitarbeiter Fehler bei der Eingabe von Gehaltsabrechnungsinformationen und ein Gehaltsabrechnungspraktikant muss die Zeitkarten auf ihre Richtigkeit überprüfen, bevor er Zahlungen verarbeitet. Auszubildende müssen häufig Mitarbeiter kontaktieren, um Probleme im Zusammenhang mit solchen Fehlern zu lösen, was bedeutet, dass die Auszubildenden über gute administrative und zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügen müssen. Gesetze in vielen Ländern verlangen von Arbeitgebern, Gehaltsabrechnungsinformationen mehrere Jahre lang aufzubewahren, und Auszubildende werden oft mit der Einreichung von Gehaltsabrechnungsdokumenten beauftragt.
Ein Trainee in der Lohnbuchhaltung übernimmt im Alltag die gleichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten wie ein festangestellter Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung. Während Lohnbuchhalter in der Regel für ihre Arbeit selbst verantwortlich sind, wird die Arbeit eines Lohnbuchhalters in der Regel von einem Vorgesetzten kontrolliert, bevor Lohnzahlungen bearbeitet werden. Darüber hinaus müssen die Auszubildenden häufig Tests zu verschiedenen Aspekten ihrer Arbeit absolvieren, bevor sie mit komplexeren Aufgaben beginnen können. Auszubildende, die nur minimale Fehler machen, können schließlich ohne direkte Aufsicht arbeiten. In diesem Fall endet der Ausbildungsprozess in der Regel und die Auszubildenden werden zu vollwertigen Lohnbuchhaltern.