Vertriebsabteilungen sind Abteilungen, die dafür verantwortlich sind, Artikel, die von Lieferanten bestellt werden, entgegenzunehmen und diese Artikel an die richtige Abteilung oder Abteilung innerhalb eines Unternehmens zu leiten. Die Idee besteht darin, eine Situation zu schaffen, in der alle Waren ab dem Zeitpunkt ihrer Lieferung bis einschließlich der Ausgabe an eine bestimmte Einheit innerhalb des Unternehmens bilanziert werden. Der Einsatz einer Distributionsabteilung macht es sehr einfach, die Kosten zu managen und das Abfallpotenzial zu reduzieren sowie die Möglichkeit von Produktionsverzögerungen durch die Weiterleitung von Waren an die falsche Abteilung zum Zeitpunkt der Lieferung zu minimieren.
Die Größe und der Umfang einer Vertriebsabteilung variieren von einem Geschäftsumfeld zum nächsten. Im Allgemeinen wird die eingehende Ware von einer Wareneingangsabteilung angenommen, die überprüft, ob die eingegangene Ware der Art und Menge entspricht, die auf den Begleitpapieren angegeben ist. Von dort wird die Ware in ein Lager eingelagert und der Papierkram an die Distribution weitergeleitet. Dort treffen die am Prozess des Vertriebsmanagements Beteiligten Vorkehrungen für die Weiterleitung der eingegangenen Waren an die entsprechenden Abteilungen oder Abteilungen des Unternehmens. Sobald die Ware an die richtige Abteilung geliefert wurde, erfasst das Vertriebspersonal Datum und Uhrzeit der Lieferung, wer die Ware erhalten hat und markiert die Transaktion dann als abgeschlossen.
Die Nutzung einer Vertriebsabteilung ist in mehrfacher Hinsicht von Vorteil. Erstens fügt die Abteilung eine weitere Sicherheitsstufe hinzu, denn die genaue Überprüfung, wo sich die eingegangenen Waren derzeit in der Unternehmenspipeline befinden, trägt dazu bei, die Möglichkeit eines Mitarbeiterdiebstahls zu verringern. Die Menge der Ware muss mit dem übereinstimmen, was von der Wareneingangsabteilung als eingegangen angezeigt wird, und muss auch mit den Mengen übereinstimmen, die an verschiedene Abteilungen in der Unternehmensstruktur ausgegeben oder verteilt werden. Bei Abweichungen können Schritte unternommen werden, um festzustellen, wo die Abweichung stattgefunden hat, und so leichter zu identifizieren, wer die Ware möglicherweise gestohlen hat.
Normalerweise gibt es mehrere Jobs in der Vertriebsabteilung, die bei dieser Art von Betrieb üblich sind. Zusammen mit einem Abteilungsleiter sind in der Regel ein oder mehrere Vertriebsmitarbeiter Teil des Vertriebsteams. Die Bediener arbeiten oft mit dem Wareneingang zusammen, um die Menge und Art der Ware zu überprüfen, sicherzustellen, dass diese am richtigen Ort gehalten wird, während die Verteilung in andere Bereiche des Unternehmens ansteht, und bereiten die Papiere vor, die die Auslagerung der Ware autorisiert und ihren Transport zu ihrem Bestimmungsort. Einige Betreiber konzentrieren sich möglicherweise mehr auf die tatsächliche Handhabung der Waren, während andere sich mit den bürokratischen Schritten des Verteilungsprozesses befassen.