Die Bestandsabstimmung ist ein Prozess, bei dem ein Unternehmen seinen physischen Bestand mit den Zahlen in seinen Buchhaltungsbüchern abgleicht. Für die Bestandsabstimmung stehen zwei Arten von Systemen zur Verfügung. Unternehmen können für diese Aktivität entweder ein periodisches oder ein ständiges Inventarisierungssystem verwenden. Wie die Namen andeuten, erfordert ein periodisches Inventarsystem einen Inventarabgleich zu mehreren verschiedenen Zeiten im Jahr, beispielsweise in jedem Quartal; die ewige Methode hat diese Anforderung nicht, da eine jährliche Bestandsaufnahme ausreichend ist. In jedem System ist eine physische Bestandszählung erforderlich, um die tatsächlichen Artikel mit den Buchhaltungsberichten zu vergleichen, damit Buchhalter bei Bedarf Anpassungen vornehmen können.
Bei jedem Inventarsystem beginnt der Prozess mit den gleichen frühen Schritten. Eine Person aus der Buchhaltung geht normalerweise raus und zählt alle physischen Artikel, die als Inventar aufgeführt sind. Eine Kopie des Buchbestands vom Computer kann dem Buchhalter beim Zählen des physischen Bestands helfen. Jegliche Abweichungen zwischen dem auf dem Computerausdruck aufgeführten Inventar und dem tatsächlichen Inventar müssen im Bericht vermerkt werden. Alle Bestände müssen gezählt werden, bevor der Abstimmungsprozess beginnt.
Sobald die physische Zählung abgeschlossen ist, können Buchhalter mit dem Bestandsabstimmungsprozess beginnen. Dieser Prozess erfordert, dass der Buchhalter seine physischen Zählungen mit den im Buchhaltungssystem aufgeführten Posten abgleicht. Allfällige Differenzen und die daraus resultierenden Dollardifferenzen müssen im Abgleichsbericht deutlich vermerkt sein. Der Buchhalter muss den Grund für diese Differenzen finden und jedes unberechenbare Inventar aufspüren. Beispielsweise kann ein verkaufter, aber noch nicht im Buchhaltungsbuch erfasster Lagerbestand während des Abstimmungsprozesses zu einer Inventurdifferenz führen.
Der Zweck des Bestandsabgleichsprozesses ist ein zweifacher Zweck. Erstens weist ein Unternehmen genauere Zahlen in seinem Jahresabschluss aus, sowohl in der Gewinn- und Verlustrechnung als auch in der Bilanz. Ordnungsgemäße Bilanzen und Berichte spiegeln den wahren Wert des Unternehmens wider und ermöglichen den Stakeholdern, bessere Urteile zu fällen. Zweitens kann eine genaue Bestandsbilanz verhindern, dass Steuern zu viel gezahlt werden. Regierungsbehörden können am Ende jedes Jahres Steuern auf nicht verkaufte Bestände erheben; zu viel Lagerbestand am Jahresende erhöht diese Steuern.
Der Bestandsabgleich kann einem Unternehmen helfen, nachzuweisen, dass es über angemessene interne Kontrollen verfügt. Diebstahl, Verderb und beschädigtes Inventar können die Geschäftskosten eines Unternehmens erheblich erhöhen. Wenn die mit der Lagerhaltung verbundenen Kosten nicht richtig kontrolliert werden, kann dies schnell den Gewinn eines Unternehmens beeinträchtigen. Auditoren betrachten interne Kontrollen häufig als Teil des externen Überprüfungsprozesses eines Unternehmens. Nationale Rechnungslegungsstandards können auch die Einhaltung von Bestandsabstimmungsverfahren für bestimmte Arten von Unternehmen verlangen.