Da heutzutage so viele Geschäfte per E-Mail abgewickelt werden, ist es von großem Wert, die geschäftliche E-Mail-Etikette zu verstehen. Ein paar Richtlinien, die Sie beachten sollten, sind, die eigene Zielgruppe zu kennen, die Kommunikation kurz und auf den Punkt zu halten und geschäftliche E-Mails ähnlich wie normale geschäftliche E-Mails zu halten. Innerhalb dieser Richtlinien für die geschäftliche E-Mail-Etikette gibt es mehrere Ausnahmen.
Wenn Sie auf eine Stellenanfrage oder eine Geschäftsausschreibung antworten, prüfen Sie nach Möglichkeit, ob Sie Anhänge senden können. Eine geschäftliche E-Mail als Antwort auf eine Stellenanzeige sollte im Wesentlichen ein Anschreiben sein. In den meisten Anzeigen wird angegeben, ob ein Lebenslauf angehängt oder der Lebenslauf ausgeschnitten und eingefügt werden soll. Einige Unternehmen öffnen keine Anhänge und löschen E-Mails mit Anhängen.
Wenn ein Anhang akzeptabel ist, stellen Sie außerdem sicher, dass er nicht zu lang ist. Das Senden von Nachrichten über 150 wird in den meisten Fällen als großer Verstoß gegen die geschäftliche E-Mail-Etikette angesehen. Ein Projekt, an dem zwei Personen gemeinsam arbeiten, kann jedoch gelegentlich Grafiken oder Projektdateien erfordern, die mehr Speicherplatz beanspruchen. Erkundigen Sie sich einfach, ob der Geschäftspartner den Versand per E-Mail wünscht. Er oder sie zieht möglicherweise eine Schneckenpost-Disc-Kopie vor, um die Ladezeit einer E-Mail zu verkürzen.
Die geschäftliche E-Mail-Etikette schlägt vor, bei der Ansprache von Personen Formalitäten zu verwenden. Sprechen Sie die Menschen im Allgemeinen so an, als würden Sie sich mit der Person unterhalten. Wenn man jemanden normalerweise mit Mr. Brown anspricht, beginnen Sie einen Brief nicht mit dem Vornamen von Mr. Brown. Wenn man Mr. Brown normalerweise mit seinem Vornamen anruft, erlaubt die geschäftliche E-Mail-Etikette die weniger formelle Adresse.
Wenn man mit dem Ehestatus einer Frau nicht vertraut ist, schlägt die geschäftliche E-Mail-Etikette den Begriff Frau vor. Eine Ausnahme sind E-Mails an Ärzte. Verwenden Sie in diesem Fall den offiziellen Titel Dr.
Achten Sie darauf, eine bestimmte Betreffzeile in Bezug auf den Inhalt Ihrer E-Mail anzugeben. Dies könnte „Antworten auf die Stellenausschreibung Nr. 1351 auf Craig’s List“ oder „Lassen Sie uns diese Woche treffen, um unsere Optionen zu besprechen“ lauten. Stellen Sie sicher, dass das Thema das Material widerspiegelt, das Sie präsentieren möchten.
Geschäfts-E-Mails benötigen keine kreativen Satzzeichen, Smileys oder andere Schnörkel, die in gelegentlichen E-Mails zwischen Freunden vorkommen können. Es sollte auch frei von Chat-Abkürzungen sein. Zwei enge Geschäftspartner können sie in ihre E-Mails aufnehmen, aber im Allgemeinen ist formell besser.
Um Platz zu sparen, zitieren Sie nicht alle Materialien, die von jemand anderem gesendet wurden. Schneiden, einfügen und zitieren Sie nur kurze Materialabschnitte, wenn dies relevant ist. Wenn das Material nicht relevant ist, löschen Sie zitiertes Material, bevor Sie auf eine Nachricht antworten. Halten Sie auch das eigene Material kurz und auf den Punkt.
Die geschäftliche E-Mail-Etikette erfordert außerdem, dass man mit guter Grammatik, gut konstruierten Sätzen und richtig geschriebenen Wörtern kommuniziert. Wenn man in diesen Bereichen nicht stark ist, kann die Kommunikation ziemlich dumm aussehen und einen weniger intelligent erscheinen lassen. Stellen Sie sicher, dass Sie das Material auf Rechtschreibung und Grammatik überprüfen und es dann noch einmal laut lesen, um sicherzustellen, dass es Sinn macht. Wenn die Grammatik immer noch ein Problem darstellt, ziehen Sie einen Kurs in Business Writing in Betracht, um die schriftliche Kommunikation zu verbessern.
Schließlich fügen Sie keine Geschäftspartner zu Ihrer Witzliste hinzu. Dies ist ein klarer Verstoß gegen die geschäftliche E-Mail-Etikette. Wenn jemand mit jemandem zusammenarbeitet, der Spaß an Witzen hat, bitten Sie darum, seine private E-Mail-Adresse in seine Liste aufzunehmen. Leiten Sie außerdem niemals Kettenbriefe an einen Geschäftspartner weiter. Wenn Sie eine Virenwarnung erhalten, überprüfen Sie Internet-Hoax-Sites, bevor Sie diese an Geschäftspartner weiterleiten. Die meisten per E-Mail gesendeten Virenwarnungen sind Hoaxes und verursachen unnötige Alarme oder nehmen Platz in einem geschäftsorientierten Postfach ein.
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