Es gibt drei Arten von Angebotsformularen, die in Standardgeschäftsvorgängen verwendet werden: Einkauf, Projekt und Verkauf. Alle diese Formulare erfüllen die gleiche Grundfunktion und bieten dem Benutzer eine strukturierte Methode zum Sammeln der für die Entscheidungsfindung erforderlichen Informationen. Das tatsächliche Design der Angebotsformulare hängt vom tatsächlichen Geschäftsprozess ab, der in jeder Organisation verfolgt wird. Viele stationäre Unternehmen bieten Formularvorlagen an, die ein großartiger Ort sein können, um Gespräche innerhalb der Firma oder Organisation zu beginnen.
Ein Einkaufsvorschlagsformular wird häufig in großen Organisationen verwendet, um Kaufanfragen zu verfolgen, die einen bestimmten Dollarwert überschreiten oder zu einer bestimmten Warenart gehören. Es gibt zwei Unterarten von Beschaffungsvorschlagsformularen: ausgeschriebene Projekte und Ausrüstungsanfragen. Die detaillierten Spezifikationen des Projekts sind in der Ausschreibung enthalten. In vielen Unternehmen werden Angebotsformulare verwendet, um allen Ausschreibungsprojekten die gleiche Struktur zu geben. Dies ist sehr wichtig, da alle Informationen, die einer Partei und nicht anderen zur Verfügung gestellt werden, einen unfairen Vorteil darstellen.
In zentralisierten Firmen wird häufig ein Angebotsformular für Geräteanfragen verwendet. Der Gerätebenutzer oder Abteilungsleiter füllt das Formular aus und leitet es an die Einkaufsabteilung weiter. Auf dem Formular würde der Benutzer seine Kontaktinformationen, die detaillierte Spezifikation des gewünschten Artikels, die Geschäftsgrundlage und das Budget angeben. Die meisten Angebotsformulare verfügen über Unterschriftsfelder, um sicherzustellen, dass alle Anfragen vor der Übermittlung an den Einkauf ordnungsgemäß geprüft und genehmigt werden.
Viele Ingenieur- oder Informationstechnologieunternehmen verfügen über ein zentrales Projektmanagementbüro. Ein Projektvorschlagsformular wird verwendet, um Anfragen von Benutzern zu verwalten, die Datensammlung zu strukturieren und sicherzustellen, dass alle Benutzeranfragen denselben Genehmigungsworkflow durchlaufen haben. Alle Projekte müssen einen Sponsor, eine betroffene Abteilung oder einen Geschäftsprozess haben. Die Formulare für Projektvorschläge enthalten eine Dokumentation der geschäftlichen Herausforderung und des gewünschten Endergebnisses des Projekts. Von den Mitarbeitern wird, wenn möglich, erwartet, dass sie die geschätzten Projektkosten, den Zeitplan und die Einsparungen bei der Effizienz oder harten Dollars angeben.
Verkaufsangebotsformulare werden von Business-to-Business-Vertriebsmitarbeitern während des Bieterverfahrens verwendet. In einem Verkaufsangebotsformular sind die Produktbeschreibung, die Kosten, die Installations- oder Servicekosten und der Liefertermin enthalten. Die Angaben auf dem Verkaufsangebot bilden die Grundlage für die Bewertung durch den Kunden. Alle relevanten Informationen müssen enthalten sein, damit der Kunde die Details des Verkaufsangebots mit den anderen erhaltenen Angeboten vergleichen kann.
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