Manchmal einfach als RFT bezeichnet, ist eine Ausschreibung ein Dokument, das als Aufforderung an Lieferanten und verschiedene Arten von Verkäufern dient, dem Aussteller des Dokuments Waren und Dienstleistungen bereitzustellen. In den meisten Fällen wird diese Art der Einladung von Regierungsstellen von der lokalen bis zur nationalen Ebene genutzt. Eine RFT bietet eine ähnliche Funktion wie die Ausschreibung oder RFP im privaten Sektor.
Eines der charakteristischen Merkmale einer Ausschreibung besteht darin, dass die Ausschreibung nicht an eine ausgewählte Gruppe potenzieller Anbieter erfolgt. Dies unterscheidet sich von einer Angebotsanfrage, bei der das Dokument entweder etwas umfassend oder sehr detailliert sein kann und nur an Anbieter gerichtet ist, von denen das Unternehmen glaubt, dass es seine Anforderungen erfüllen kann. Die Regierungen konzentrieren sich stattdessen darauf, sehr spezifische Informationen über die von ihnen gewünschten Warentypen bereitzustellen, und laden eine breite Palette potenzieller Anbieter zur Lieferung ein. Jedem Unternehmen oder jeder Person, die die im Text des Dokuments festgelegten Kriterien erfüllt, steht es frei, sich zu bewerben und möglicherweise den Status eines autorisierten Lieferanten zu erhalten.
In einigen Ländern erfordert die Beantwortung einer Ausschreibung, dass der potenzielle Verkäufer eine so genannte Informationsanfrage oder RFI einreicht. Dieses Dokument bietet im Wesentlichen Hintergrundinformationen über den potenziellen Verkäufer, einschließlich Details zur Anzahl der Jahre im Geschäft, Informationen zur finanziellen Stabilität des Unternehmens und alle anderen Faktoren, die für die Qualifizierung als autorisierter Lieferant für die Regierung relevant sein können. Eine Kopie des Dokuments kann zusammen mit der Einreichung der RFT eingereicht werden, oder der Verkäufer muss möglicherweise bestätigen, dass zuvor eine RFI eingereicht wurde, wobei das Datum und die Regierungsstelle angegeben sind, bei der die Informationsanfrage eingegangen ist.
Es gibt keine Standardvorlage für die Erstellung einer Ausschreibung. Das endgültige Dokument wird die aktuellen Vorschriften und Standards widerspiegeln, die die Regierung einhalten muss. Dies bedeutet, dass der endgültige Entwurf wahrscheinlich sehr detailliert ist und potenzielle Lieferanten mit angemessenen Informationen versorgt, um zu entscheiden, ob sie auf die Anfrage reagieren sollten oder nicht. Anforderungen dieser Art verhindern, dass Anbieter, die die staatlichen Standards nicht erfüllen, Zeit damit verbringen, eine Antwort zu erstellen, die mit hoher Wahrscheinlichkeit in Betracht gezogen wird, und minimieren gleichzeitig die Anzahl der Antworten, die von der Stelle geprüft werden müssen, die die ursprüngliche Ausschreibung gestellt hat.
SmartAsset.