Die elektronische Aufbewahrung von Aufzeichnungen ist nichts anderes als das Einrichten eines Systems zur Sicherung wichtiger Daten an einem Arbeitsplatz, und die gute Nachricht ist, dass vieles davon bei der richtigen Einrichtung automatisch durchgeführt werden kann. Viele Unternehmen machen jedoch den Fehler, ihre wertvollen Dokumente auf mehreren Servern zu sichern, wodurch Hunderte oder sogar Tausende von doppelten Dateien entstehen können, die Speicherplatz beanspruchen und letztendlich den Server verlangsamen. Dasselbe gilt für traditionelle Backups wie Papierkram und CDs – es macht absolut keinen Sinn, sich wiederholende Backups zu erstellen, sobald ein solides elektronisches Aufbewahrungssystem für Aufzeichnungen implementiert ist. Normalerweise wird ein Fachmann mit Erfahrung in der Internettechnologie gesucht, um ein solches System einzurichten, und da Online-Backups normalerweise Teil des Pakets zur Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen sind, sollten die Informationen für immer geschützt werden.
Vor der Implementierung eines Programms zur Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen ist es wichtig, dass Benutzer genau überlegen, was an mehreren Standorten gespeichert werden muss. Beispielsweise sollten Geschäftsdateien, auf die viele Mitarbeiter im Laufe des Tages zugreifen, auf jedem einzelnen Computersystem gespeichert werden, aber Dateien mit ehemaligen Kunden oder Steuerinformationen sollten sicher auf einem Großrechner verstaut werden, da diese Art von Datei selten benötigt wird. Eine weitere wichtige Funktion eines Programms zur Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen ist die Möglichkeit, unnötige Dateien nach einer bestimmten Zeit zu löschen, um das gesamte Netzwerk so aufgeräumt wie möglich zu halten. Diese Aufgaben tragen nicht nur dazu bei, die Geschwindigkeit zu optimieren, mit der Informationen am gesamten Arbeitsplatz verteilt werden können, sondern setzen auch Standards, die jeder Mitarbeiter beim Umgang mit Unternehmensdaten einhalten muss.
Ein weiterer kritischer Aspekt der Aufbewahrung elektronischer Aufzeichnungen ist die Implementierung einer automatischen Sicherung, die in regelmäßigen Abständen durchgeführt wird. Diese Aufgabe kann wöchentlich, täglich oder bei Bedarf sogar minutengenau ausgeführt werden. Neben der Ablage von Dateien auf einem zentralen Server implementieren viele Unternehmen auch Backups auf externe Laufwerke, Remote-Laufwerke oder eine Compact Disk (CD), um sicherzustellen, dass die Daten immer an zwei separaten, unabhängigen Speicherorten vorhanden sind. Während für viele dieser Vorgang unnötig erscheint, könnte eine Überlastung innerhalb eines Stromkreises effektiv jede Festplatte in einem Unternehmen löschen. Online-Backups sind besonders beliebt geworden, da die Daten in einer anderen geografischen Region gespeichert werden – selbst wenn ein katastrophales Ereignis wie ein Hurrikan oder Tornado jede einzelne Hardware zerstört, bleiben die Informationen des Unternehmens immer noch sicher.
Ein weiterer intelligenter Aspekt der elektronischen Aufbewahrung von Aufzeichnungen besteht darin, physisch zu überprüfen, ob die Sicherungen tatsächlich stattgefunden haben, da etwas so Einfaches wie ein beschädigtes Ethernet-Kabel verhindern könnte, dass Informationen ordnungsgemäß gespeichert werden. Viele Unternehmen gehen fälschlicherweise davon aus, dass automatische Backups immun gegen Missgeschicke sind, aber das ist einfach nicht der Fall. Einzelpersonen sollten immer überprüfen, ob die Daten mindestens monatlich oder jedes Mal, wenn eine neue Datei oder ein neues Programm implementiert wird, ordnungsgemäß gesichert wurden.
SmartAsset.