Ein Geschäftsprozess ist eine fortlaufende Anzahl von Ereignissen, die Unternehmen durchlaufen, um eine Aufgabe oder Aktivität abzuschließen. Die Geschäftsprozessoptimierung umfasst das Entwerfen, Modellieren, Ausführen und Überwachen jedes Prozesses. Jeder dieser Einzelschritte trägt zur Gesamtoptimierung der Produktions- oder Nebenaktivitäten eines Unternehmens bei. Das Endergebnis sollte darin bestehen, weniger Ressourcen zu verwenden, um die gleiche Leistung zu erzielen, eine höhere Mitarbeiterproduktivität zu erzielen und einen höheren Gesamtwert für das Unternehmen zu schaffen oder zu verbessern.
Die Geschäftsprozessoptimierung beginnt mit der Gestaltung eines Prozesses. Eigentümer und Manager müssen für jede Geschäftstätigkeit ein Ziel vor Augen haben. Wenn diese Aktivitäten über einen längeren Zeitraum ohne Überprüfung durchgeführt werden, kann dies dazu führen, dass Mitarbeiter einfach die Schritte zum Abschließen von Geschäftsprozessen durchlaufen. Unternehmen müssen sich Ziele setzen, Betriebsstandards erstellen und Engpässe identifizieren, um den Gesamtworkflow zu verbessern. Die Beseitigung dieser Engpässe bei der Gestaltung eines Geschäftsprozesses kann auch spätere Überraschungen bei der Implementierung des Prozesses vermeiden.
Modellierung ist eine Art „Was-wäre-wenn“-Analyse. Eigentümer und Manager müssen über Möglichkeiten nachdenken, die Arbeitsbedingungen zu verbessern und die Produktivität von Mitarbeitern und Maschinen zu verbessern. Zu den gängigen Arten von „Was-wäre-wenn“-Analysen gehören die Reduzierung der zur Herstellung eines Produkts erforderlichen Ressourcen und die Senkung der Gemeinkosten der Einrichtungen. Wenn diese Bedingungen zu gleicher oder besserer Produktqualität führen, ist die Analyse richtig; ist die Ausgabe schlechter, ist die Analyse falsch. Modelle können operativer oder finanzieller Natur sein, abhängig von der Art der Aktivität, die für die Geschäftsprozessoptimierung gemessen wird.
Auch bei der Geschäftsprozessoptimierung ist die Ausführung einer Aktivität essenziell. Unternehmen müssen zunächst sicherstellen, dass sie über die notwendigen Fachkräfte zur Erledigung von Aufgaben und Tätigkeiten verfügen. Beispielsweise kann die Optimierung eines Geschäftsprozesses zu einem höheren Bedarf an Personen mit technischem Hintergrund führen. Hersteller können Hersteller mit einem speziellen Hintergrund in Schweißtechniken benötigen, um die Herstellung von Geräten zu verbessern. Der Hersteller muss möglicherweise auch eine Reihe von Schritten im Produktionsprozess entwickeln, um den Herstellungsprozess der Ausrüstung zu verbessern, was wiederum zu einem verbesserten Arbeitsablauf führt.
Monitoring ist eine laufende Managementaktivität, die den Prozess der Geschäftsprozessoptimierung überwacht. Eigentümer und Manager müssen sicherstellen, dass die Optimierung im Unternehmen gut funktioniert und weiterhin Mehrwert schafft. Unternehmen können Finanzkennzahlen, branchenübliche Benchmarks, Vergleichsberichte zu früheren historischen Ergebnissen oder andere Arten von Daten verwenden, um sicherzustellen, dass Geschäftsprozesse weiterhin einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen und die allgemeinen Arbeitsbedingungen im Unternehmen verbessern.