Jeder Arbeitgeber, ob groß oder klein, muss für die regelmäßige Zahlung von Löhnen, Provisionen und Gehältern an seine Arbeitnehmer sorgen. Eine komplexe Aufgabe in den USA, die Lohnabrechnung eines Unternehmens besteht aus einer Reihe verschiedener Aufgaben, darunter die Überprüfung der Vergütung der Arbeitnehmer, die Berechnung der vom Lohn einzubehaltenden Einkommens- und Lohnsteuern sowie die Berechnung anderer einzubehaltender Beträge . Obwohl es sich um eine banale Aufgabe handelt, deren Grundelemente von einer Woche zur nächsten unverändert bleiben, ist die Vorbereitung der Gehaltsabrechnung ein absolut kritisches Element für den Erfolg eines jeden Unternehmens, da Probleme mit der Gehaltsabrechnung zu einem dramatischen Rückgang der Mitarbeitermoral führen.
Das erste Element einer ordnungsgemäßen Gehaltsabrechnung besteht darin, festzulegen, wie viel jeder Mitarbeiter zu zahlen hat. Angestellte sind am einfachsten zu bezahlen, da sie jede Woche den gleichen Betrag erhalten. Stündlich Beschäftigte erfassen in der Regel die Uhrzeiten des Arbeitsbeginns und des Arbeitsendes in einem Zeiterfassungssystem, und diese Aufzeichnungen werden zur Berechnung ihres Entgelts verwendet. Ein erschwerender Faktor bei der Berechnung des Stundenlohns sind Überstunden, die nur an Stundenarbeiter gezahlt werden, jedoch zu einem höheren Satz als ihr regulärer Lohn. Beauftragte Mitarbeiter werden in der Regel umsatzabhängig entlohnt, was eine zeitnahe Übermittlung der entsprechenden Umsatzzahlen für jeden Verkäufer an die Lohn- und Gehaltsabrechnung voraussetzt. Provisionsberechnungen können kompliziert sein, wenn Vertriebsmitarbeiter gemeinsam an einem Verkauf arbeiten und die Provision aufteilen, sowie bei unterschiedlichen Provisionssätzen für verschiedene Produkte.
Einige Arbeitgeber leisten ihren Arbeitnehmern auch Zuschläge in Form von steuerpflichtigen Prämien, Urlaubsgeldern, Urlaubsgeldern und Krankengeldern sowie der Erstattung von Betriebsausgaben, die in der Regel nicht steuerpflichtig sind. Andere Lohnanpassungen, die möglicherweise über eine Gehaltsabrechnung abgewickelt werden, sind die Erstattung von Umzugskosten und die Zahlung von Auto- und Benzinzuschüssen. Es gibt auch verschiedene Vorkehrungen, um die Vergütung von beauftragten Verkäufern zu regulieren, um ihnen zu helfen, mit den Extremen von hohen und niedrigen periodischen Gehältern umzugehen, die die Vergütung von beauftragten Verkäufern charakterisieren.
Nachdem das Einkommen für jeden Arbeitnehmer ermittelt wurde, müssen der Einbehalt und die Abzüge berechnet werden. Lohnsteuern für Sozialversicherung, Krankenversicherung, Arbeitslosigkeit, Invalidität und Arbeitnehmerentschädigung müssen von jedem Lohn einbehalten werden, der den gesetzlichen Anforderungen und Grenzen unterliegt, und Einkommensteuern müssen von allen Arbeitnehmern einbehalten werden, deren Lohn einen gesetzlichen Schwellenwert überschreitet. Auch freiwillige Abzüge wie Krankenkassenprämien, Beiträge zu Alterssparkonten, Sparkonten und andere Posten müssen berechnet werden. Ein wichtiges Element der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist die Feststellung, welche Anpassungen, seien es Abzüge oder Zuschläge, vor der Berechnung und Einbehaltung der Einkommensteuer und welche danach erfolgen. Ein Fehler bei dieser Feststellung kann für den Arbeitnehmer zu unangenehmen steuerlichen Konsequenzen führen.
Nachdem die Lohnabrechnung vollständig erstellt wurde, muss diese verarbeitet werden. Die Verarbeitung und Produktion von Gehaltsabrechnungen ist in den Vereinigten Staaten zu einem hochgradig automatisierten Prozess geworden, wobei viele Gehaltsabrechnungen von Drittanbietern verarbeitet werden. Ob intern oder von einem Drittanbieter, der Prozess generiert individuelle Gehaltsschecks in Papierform sowie direkte Einzahlungen auf die Bankkonten der Mitarbeiter. Darüber hinaus umfasst die Lohn- und Gehaltsabrechnung die Erstellung von detaillierten und zusammenfassenden Aufstellungen für die Hinterlegung der zur Deckung der Schecks und Direkteinzahlungen erforderlichen Beträge sowie für Steuer- und sonstige Zahlungen an die zuständigen Behörden oder Versicherungsträger. Die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung Verantwortlichen müssen diese Informationen der Finanz- oder Kreditorenbuchhaltung des Arbeitgebers zur Verfügung stellen, deren Aufgabe es ist, sicherzustellen, dass die Gelder für die Bezahlung der Arbeitnehmer verfügbar und ordnungsgemäß hinterlegt sind. Zur Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört auch das Sammeln der Daten, die für den Jahresabschluss des Unternehmens und für die Erstellung der Steuererklärungen der Mitarbeiter zum Jahresende erforderlich sind. Jede Gehaltsabrechnung ist einzigartig und muss sorgfältig und gründlich vorbereitet werden, bevor sie verarbeitet werden kann, sei es im eigenen Haus oder durch einen Dritten.
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