Buchhaltungssysteme verwenden eine Reihe von Hauptbüchern und Journalen, um die verschiedenen Transaktionen, an denen ein Unternehmen beteiligt ist, aufzuzeichnen und zu klassifizieren. Hauptbucheinträge stellen die Transaktionen in diesen Büchern dar, wobei Buchhalter sie normalerweise als Journaleinträge bezeichnen. Zu den verschiedenen Arten von Ledger-Einträgen gehören solche in Nebenbüchern und Journalen. Jede dieser beiden Kategorien hat unterschiedliche Bücher, die bestimmte Transaktionen enthalten, um später leichter nachschlagen zu können. Die doppelte Buchführung erfordert für jede Buchung sowohl eine Belastung als auch eine Gutschrift.
Das klassische Rechnungswesen stellt zwei Anforderungen, die Buchhalter bei der Erfassung von Geschäftsvorfällen in Buchhaltungsbüchern immer beachten müssen. Erstens müssen in jeder Buchung eine Soll- und eine Habenbuchung enthalten sein, um die Abrechnungsgleichung auszugleichen. Zweitens müssen die Einträge im Hauptbuch immer dazu führen, dass Vermögenswerte Forderungen gegen diese Vermögenswerte entsprechen, unabhängig davon, ob die Ansprüche von externen Stakeholdern oder dem Eigentümer geltend gemacht werden. Jedes Nebenbuch und Journal muss diese Regeln befolgen; andernfalls sind die Buchhaltungsbücher aus dem Gleichgewicht geraten. Darüber hinaus können aufgrund unausgeglichener Buchungen in den verschiedenen Sachkonten Fehler in den Büchern landen.
Das Hauptbuch trägt oft den Spitznamen das Buch des ursprünglichen Eintrags. Das bedeutet, dass die aggregierten Zahlen aus anderen Nebenbüchern und Journalen in das Hauptbuch übertragen werden. Daher wirken sich alle Ledger-Einträge, die Nebenbücher und Journale betreffen, auch auf das Hauptbuch aus. Zu den üblichen Nebenbüchern gehören beispielsweise Kreditoren-, Debitoren-, Gehaltsabrechnung und andere. Jedes dieser Nebenbücher hat seine eigene Gruppe von Hauptbucheinträgen, die Namen tragen, die die Nebenbücher darstellen, in denen sie erfasst werden.
Zeitschriften sind chronologische Buchungsbücher in einem Buchführungssystem. Diese Zeitschriften haben einen etwas begrenzten Nutzen; sie behalten nur Transaktionen, die sich auf Verkäufe, Käufe und Geldeingänge beziehen, zusammen mit Barauszahlungen und allgemeinen Buchungen. Kurz gesagt, alle Ledger-Einträge fallen unter eines dieser Journale. Beispielsweise führt der Einkauf von Lagerbeständen zu einer Belastung im Einkaufsjournal und einer Gutschrift im Barauszahlungsjournal. Andere Einträge gehen in ähnlicher Weise in die Zeitschriften und halten das Gleichgewicht der Bücher des Unternehmens aufrecht.
Buchhalter können den ganzen Monat über Hauptbucheinträge in den entsprechenden Journalen für jede Transaktion erfassen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Bücher immer auf dem neuesten Stand sind und keine Transaktionen in den Journalen erfasst werden. Die verschiedenen Arten von Journalbuchungen spielen keine Rolle – Verkäufe, Käufe, Geldeingänge oder Auszahlungen –, solange sie korrekt und für die Buchhaltung gültig sind.