Die Entwicklung von Zuhörfähigkeiten, Klarheit, angemessener Körpersprache und der Fähigkeit, die Interessen des Publikums anzusprechen, sind wirksame Möglichkeiten zur Verbesserung der Geschäftskommunikation. Die Pflichten am Arbeitsplatz erfordern in der Regel sowohl mündliche als auch schriftliche Kommunikation, einschließlich einer zunehmenden Abhängigkeit von E-Mail. Zusätzlich zu den oben genannten Fähigkeiten können eine gute Satzstruktur, Aufrichtigkeit und sprachliche Flexibilität in der schriftlichen und mündlichen Kommunikation wichtig sein, um eine Beziehung aufzubauen und mögliche Verwirrung zu vermeiden. Bei persönlichen Interaktionen sind eine offene Körpersprache, ein ruhiger Tonfall und die Fähigkeit, aufrichtiges Interesse zu vermitteln, entscheidende Techniken.
Die Grundlage der Kommunikationsfähigkeit ist die Fähigkeit, dem anderen zuzuhören und zu verstehen, was er zu sagen versucht. Die Fähigkeit zu zeigen, wie sich die andere Person fühlt und was sie möglicherweise andeutet, ist eine der besseren Möglichkeiten, die Geschäftskommunikation zu verbessern. Das Zuhören zu entwickeln bedeutet oft, zu lernen, zu schweigen, während die andere Person spricht, sich daran zu erinnern, auf Schlüsselwörter und den Tonfall zu hören und Fragen zu stellen. Zu einem guten Zuhörer gehört auch, die wichtigsten Aussagen des anderen zu wiederholen und seine Bedenken anzuerkennen.
Bei schriftlicher Geschäftskommunikation können Verbesserungen erzielt werden, indem versucht wird, die richtige Balance zwischen Objektivität und Persönlichkeit zu finden. Während es günstiger ist, ein professionelles Auftreten zu zeigen, wird schriftliche Kommunikation eher positiv interpretiert, wenn die Sprache nicht sehr förmlich ist. Um die geschäftliche Kommunikation zu verbessern, können E-Mail-Nachrichten mit einer prägnanten Satzstruktur geschrieben werden, die einen Stil verwendet, der einer informellen Konversation ähnelt.
Das Erlernen einer offenen Körpersprache kann ein weiterer wichtiger Weg sein, um die Geschäftskommunikation zu verbessern. In den meisten Face-to-Face-Interaktionen hat der Hörer unabhängig davon, was tatsächlich gesagt wird, weniger wahrscheinlich einen positiven Eindruck vom Sprecher, wenn sein Gesichtsausdruck Desinteresse oder Missfallen zu signalisieren scheint. Körperhaltung und Haltung können neben dem richtigen Blickkontakt auch eine wichtige Rolle bei der Entwicklung einer effektiven Körpersprache spielen. Wenn sie während eines Meetings sitzen, vermitteln einige Personen Interesse und Engagement, indem sie sich leicht nach vorne lehnen und beim Sprechen leichte Bewegungen mit den Händen machen.
Die direkte Ansprache des Publikums ist auch eine gute Möglichkeit, die Geschäftskommunikation zu verbessern. Schriftliche und mündliche Kommunikation kann für einen internen oder externen Empfänger bestimmt sein und sollte sprachlich möglichst namentlich angesprochen werden. In vielen Fällen kann es angemessener sein, die Sprache der zweiten Person zu verwenden, um ein aktiveres, direkteres Gefühl und einen aktiveren Ton zu erzeugen. Für den Autor oder Sprecher kann es auch effektiver sein, sich in der ersten Person auf sich selbst zu beziehen.