Als Teil der finanziellen Rechenschaftspflicht, die die meisten Unternehmen Anlegern, Vorstandsmitgliedern und Wählern bieten, ist die Verwendung von geprüften Abschlüssen üblich. Im Wesentlichen sind diese Aufstellungen einfach die Buchhaltungsunterlagen, die von einem zertifizierten Wirtschaftsprüfer (CPA) im Auftrag eines Unternehmens oder einer gemeinnützigen Organisation erstellt werden.
Die Quelldokumente für den geprüften Jahresabschluss werden in der Regel von der Organisation bereitgestellt, die einen Abschlussprüfer aufstellen lassen möchte. Dies umfasst häufig eine Vielzahl von Dokumenten, wie z. B. Kreditoren- und Debitoreninformationen, Spesenabrechnungen, Budgets und alle anderen Arten von Finanzunterlagen, die das Unternehmen besitzt. Der Buchhalter nimmt diese verschiedenen Jahresabschlüsse, wertet sie aus und stellt Querverweise auf sie zusammen und erstellt eine professionell erstellte Erklärung, die die Organisation dann interessierten Parteien vorlegen kann.
Geprüfte Jahresabschlüsse enthalten in der Regel ein Dokument, das als Bestätigungsvermerk bezeichnet wird. Es liegt in der Verantwortung des Buchhalters, entweder ein uneingeschränktes oder ein eingeschränktes Prüfungsurteil abzugeben. Ein uneingeschränktes Prüfungsurteil besagt grundsätzlich, dass der Buchhalter bei der Prüfung der von der Organisation eingereichten Unterlagen mit den Methoden zur Erstellung dieser Unterlagen einverstanden ist. Tatsächlich erklärt der Buchhalter, dass die Prüfung richtig und vollständig ist.
Durch die Abgabe eines eingeschränkten Bestätigungsvermerks weist der Buchhalter darauf hin, dass er oder sie mit den Methoden zur Erstellung der Finanzbelege nicht einverstanden ist. Dies bedeutet nicht unbedingt, dass der Buchhalter der Meinung ist, dass etwas Unethisches passiert. Es könnte jedoch bedeuten, dass der Buchhalter Fälle gefunden hat, in denen Ausgaben einer anderen Kategorie hätten zugeordnet werden sollen, oder es wurden Fehler in Einzelposten festgestellt, z. B. vertauschte Ziffern.
Ab und zu fühlt sich ein Buchhalter nicht frei, eine Meinung abzugeben. Dies kann bedeuten, dass die vorgelegten Aufzeichnungen nicht ausreichen, um ordnungsgemäße Aufstellungen zu erstellen, oder dass eine Reihe von Fragen geklärt werden müssen, bevor der Buchhalter die Richtigkeit der bereitgestellten Informationen beurteilen kann. Wenn ein Buchhalter die Abgabe eines Prüfungsurteils ablehnt, muss die Organisation im Allgemeinen ihre internen Rechnungslegungsverfahren neu ausrichten, damit sie gemäß den üblichen und ordnungsgemäßen Rechnungslegungsstandards arbeiten kann.
Geprüfte Jahresabschlüsse werden häufig jährlich erstellt und Personen oder Gruppen vorgelegt, die ein kontinuierliches Interesse an der Organisation haben. Unternehmen stellen sie in der Regel Investoren, dem oberen Management und dem Verwaltungsrat zur Verfügung. Non-Profit-Organisationen können die Erklärungen mit Mitgliedern, dem Betriebspersonal, wichtigen Abteilungsleitern und anderen Mitgliedern eines beliebigen Leitungsgremiums innerhalb der Organisation teilen.