Zu den Tagungsleistungen zählen die Buchung von Konferenzen, Tagungen oder sonstigen Veranstaltungen sowie die Planung und Bereitstellung der für den Erfolg dieser Veranstaltungen notwendigen Leistungen. Konferenzdienste werden häufig auch als Meeting-Management, Event-Management, Event-Planung oder Event-Marketing bezeichnet. Konferenzdienstleiter werden auch als Tagungs- oder Veranstaltungsplaner bezeichnet. Die Konferenzdienste variieren je nach Veranstaltung, umfassen jedoch in der Regel Budgetierung, Unterkunft, Catering sowie audiovisuelle Ausrüstung und Unterstützung.
Es gibt zwei große Kategorien von Konferenzdiensten: solche, die von internen Meeting-Planern verwaltet werden, und solche, die von externen Planern verwaltet werden. Inhouse-Meetingplaner sind Mitarbeiter des Veranstaltungsortes. In der Regel entscheidet der Gruppenansprechpartner, das Gruppenmitglied, das alle notwendigen Vorkehrungen trifft, im Voraus, welche Einrichtung für die Veranstaltung genutzt wird und kontaktiert die Eigentümer direkt. Ein Konferenzdienstmanager wird dann von dieser Einrichtung zugewiesen. Fremd- oder Drittfirmen werden beauftragt, wenn eine Gruppe keinen bestimmten Standort ausgewählt hat. Der Gruppenkontakt erstellt eine Liste der Anforderungen, und das Konferenzdienstleistungsunternehmen schlägt geeignete Einrichtungen vor und agiert als Vermittler zwischen der Gruppe und den Standorten.
Die für jede Veranstaltung erforderlichen Konferenzdienste umfassen Unterkunft und Verpflegung. Aus diesem Grund werden Konferenzen oft von Hotels mit eigenen Konferenzeinrichtungen veranstaltet. Dazu gehören in der Regel große und kleine Besprechungsräume, Computerräume, ein Ballsaal und audiovisuelle Möglichkeiten für Redner oder Präsentationen. Die Mahlzeiten werden in der Regel von der hauseigenen Lebensmittel- und Getränkeabteilung übernommen. Diese Konferenzdienste werden alle von Personal vor Ort verwaltet und vom Konferenzdienstleiter koordiniert, der alle notwendigen Vorkehrungen trifft, wenn er von der Gruppe über ihre Bedürfnisse informiert wird.
Konferenzservice-Manager von Drittanbietern unterbreiten Vorschläge für einen Veranstaltungsort für die Konferenz und koordinieren dann alle zusätzlichen Dienstleistungen, die von dieser Einrichtung nicht angeboten werden, wie z. B. Catering und Hotelreservierungen. Diese Art der Konferenzplanung ist bei Gruppen üblich, die zu groß sind, um in einem einzigen Hotel untergebracht zu werden, oder bei Gruppen, die einen Dritten bei der Aushandlung des besten Preises benötigen. Zu den Konferenzleistungen gehört auch die Planung jeglicher Erholung, die die Gruppe während ihres Aufenthalts wünscht.
Die Wahl einer Konferenzeinrichtung wird am besten dadurch erreicht, dass die Bedürfnisse der Gruppe untersucht werden und was sie während ihrer Veranstaltung erreichen möchten. Typische Konferenzen sind Messen, Firmenschulungen oder jährliche Preisverleihungen. Viele Planer von Hotelkonferenzen planen auch Hochzeiten oder kleine Familienveranstaltungen. Das Ziel bei der Einstellung von Konferenzdienstleistern ist es, sicherzustellen, dass alle Bedürfnisse der Gruppe erfüllt werden und die Veranstaltung reibungslos verläuft, ohne sich um die Details kümmern zu müssen.
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