Protokolle sind Notizen, die zur Aufzeichnung von Geschäfts- oder Gruppentreffen erstellt werden. Sie werden normalerweise von einer benannten Person aufgezeichnet, obwohl sich dies von Sitzung zu Sitzung ändern kann. Besprechungsprotokolle sollten Informationen darüber enthalten, wo und wann eine Besprechung abgehalten wurde, wer daran teilgenommen hat, was in der Besprechung besprochen wurde und alle getroffenen Vereinbarungen und Entscheidungen.
Abgesehen von den geschäftlichen Inhalten ändert sich das Protokollformat in der Regel nicht von Meeting zu Meeting. Das Protokoll sollte mit dem Ort der Sitzung und dem Datum der Sitzung beginnen. Der Zeitpunkt der Versammlung sollte zusammen mit dem Namen des Unternehmens oder des Vereins ebenfalls aufgezeichnet werden. Die Personen, die an der Sitzung teilnehmen, sowie die Abwesenden sollten aufgezeichnet werden. Die Sitzungsprotokolle werden in der Regel sowohl an abwesende als auch an anwesende Delegierte verteilt.
Der nächste Punkt ist die Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung. Es sollte auch einen Abschnitt speziell für alle Angelegenheiten geben, die sich aus dem Protokoll der letzten Sitzung ergeben. Normalerweise haben Mitglieder, die bei der letzten Sitzung abwesend waren, einige Punkte anzusprechen.
Als nächstes im Protokoll werden Punkte auf der Tagesordnung stehen. Dabei werden die wichtigsten Punkte berücksichtigt, die in der Sitzung zu besprechen sind. Auch getroffene Entscheidungen und Vereinbarungen werden an dieser Stelle protokolliert.
Die Person, die das Protokoll führt, sollte nicht versuchen, jeden Punkt oder jede Diskussion zu notieren, die in der Sitzung gemacht wurde. Diese Notizen sind nicht eine exakte Kopie jedes Wortes, und es müssen nur die wichtigen Entscheidungen und Vereinbarungen festgehalten werden. Das Protokoll muss auch die Namen jeder Person vermerken, die einen Antrag oder einen Geschäftsgegenstand macht.
Das Sitzungsprotokoll sollte enthalten, welche Teilnehmer für oder gegen bestimmte Entscheidungen und Vereinbarungen waren. Wird über ein bestimmtes Thema abgestimmt, muss im Protokoll festgehalten werden, wer dafür oder dagegen gestimmt hat, sowie die Namen der Enthaltungen und die Art und Weise der Abstimmung.
Einer der letzten Punkte sollte jeder andere Geschäftsantrag sein. Dies gibt den Leuten die Möglichkeit, ihre Ansichten zu äußern oder den anderen Delegierten Punkte zu unterbreiten. Am Ende sind Datum, Ort und Uhrzeit der nächsten Sitzung sowie der Name der protokollierenden Person festzuhalten.
Besprechungsprotokolle sollten so schnell wie möglich nach der Besprechung abgetippt werden, damit die Punkte der Person, die die Notizen gemacht hat, frisch im Gedächtnis bleiben. Eine Kopie des Protokolls sollte vor der nächsten Sitzung an alle Mitglieder der Gruppe – sowohl an die Anwesenden als auch an die Abwesenden – verteilt werden. So haben die Mitglieder ausreichend Zeit, sich vorzubereiten.