Es gibt viele Begriffe, die verwendet werden, um kollaborative Systeme zu beschreiben, darunter professionelle Lerngemeinschaften, Produktionsmanagementteams, Vorstandssitzungen und sogar Ausschüsse. In jedem Unternehmen oder Betrieb können sich mehrere kollaborative Systeme bilden und auflösen, wenn neue Anforderungen entstehen. Einige können vorübergehend bei der Planung von Großprojekten oder spezifischen Problemlösungen eingesetzt werden. Andere kollaborative Systeme sind fortlaufend und auf ein gemeinsames, langfristiges Ziel ausgerichtet.
Die unterschiedlichen Namen, die zur Beschreibung von kollaborativen Systemen verwendet werden, können verwirrend sein, da zwei Organisationen möglicherweise genau denselben Namen für ihr System verwenden, aber auf ganz unterschiedliche Weise arbeiten. Manchmal werden kollaborative Systeme, die in ihrer Funktion im Wesentlichen identisch sind, unterschiedliche Namen erhalten. Beispielsweise kann eine Gruppe in einer Schule als Klassenstufenteam und in einer anderen als interdisziplinäres Team bezeichnet werden. Der tatsächliche Name, den eine Organisation für ihr spezielles kollaboratives System verwendet, ist nicht so wichtig wie die Aufgabe, die ein Team oder System ausführt.
Kollaborative Systeme können als Teams oder Gruppen von Einzelpersonen betrachtet werden, die zusammenarbeiten, um eine bestimmte Aufgabe zu erfüllen. Das Wort „kollaborativ“ lässt sich in die Vorsilbe Co- und das Wurzelwort Arbeit unterteilen. Das Präfix bedeutet zusammen, gemeinsam oder gleich, und Arbeit bedeutet zu arbeiten. Ein kollaboratives System ist also jede Anordnung, in der sich Menschen in irgendeiner Form gemeinsamer Aktivität oder Arbeit vereinen. Diese Systeme sind manchmal technologiebasiert und verwenden ein Unternehmenskommunikationsnetzwerk im Gegensatz zu physischen Echtzeit-Meetings, um Mitarbeiter einzubeziehen und an Diskussionen teilzunehmen.
Zwei Kollegen, die Ideen zur Lösung eines Problems bei der Arbeit diskutieren und austauschen, können an einem informellen kollaborativen System teilnehmen. Ausführlichere Beispiele für diese Systeme umfassen bestimmte Teams oder Kader von Mitarbeitern, die sich zu regelmäßigen Zeiten treffen. Diese hochstrukturierten kollaborativen Systeme folgen im Allgemeinen einer straffen Agenda, und Führungskräfte folgen einer aufgabenorientierten Vorlage. Ob einfach oder komplex, ein roter Faden aller kollaborativen Systeme ist das starke Bedürfnis nach klarer Kommunikation und effektiver Führung.
Im Bildungswesen umfassen kollaborative Systeme oft Teams von Lehrern, die dieselben Schüler oder Fächer unterrichten. Diese Personen können sich treffen, um gemeinsam den Unterricht zu planen und später die Arbeit der Schüler zu bewerten, um den Erfolg des Unterrichts zu bestimmen. In der Wirtschaft kann eine kollaborative Marketingstrategie ein ähnliches Szenario darstellen. Mehrere Abteilungen oder Mitarbeiter können die Strategie umsetzen und dann nach der Umsetzung zusammenkommen, um die Wirksamkeit der Strategie zu beurteilen. In allen Fällen basieren kollaborative Systeme auf der Prämisse, dass die Fokussierung vieler Köpfe auf eine bestimmte Aufgabe dem Einzelgänger überlegen ist.
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